Nello scorso semestre abbiamo chiamato a raccolta gli operatori e le operatrici interessate ad approfondire come i sistemi digitali possano migliorare la gestione del monitoraggio e della valutazione nelle organizzazioni che si occupano di cooperazione e più in generale di interventi nel sociale.
Su iniziativa di WeWorld e con il contributo di Riprogettiamo il Futuro di Fondazione Cariplo, insieme a Mapping Change e ChangeLab abbiamo interpellato gli operatori delle organizzazioni del Terzo Settore e messo in piedi una folta Comunità di Pratiche che si è già riunita quattro volte per esaminare le fasi principali di gestione del ciclo del dato (pianificazione, raccolta, elaborazione e capitalizzazione), condividere criticità e soluzioni e trovare insieme la strada migliore per lavorare meno e meglio, a vantaggio dell’impatto nelle comunità con cui lavoriamo.
Da questa interazione, che ha coinvolto un centinaio di colleghi e colleghe, è emerso un quadro in divenire, che testimonia un grande lavoro interno alle organizzazioni per trovare soluzioni adatte ed efficaci per valutare l’impatto delle loro attività. Pianificare, raccogliere, elaborare e capitalizzare i dati sull’efficacia degli interventi rappresenta ancora una sfida importante, in particolare nelle organizzazioni medio-piccole, perché richiede investimenti in digitalizzazione e una gestione sempre più professionale dell’intero ciclo del dato. Un percorso complesso che non può essere affrontato semplicemente adottando un nuovo software o uno strumento digitale, dal confronto tra pari emerge la necessità di “mettere ordine in casa” prima di avventurarsi nella transizione digitale a partire dalla pianificazione strategica e dalla riorganizzazione dei processi interni.
Ecco di seguito le principali considerazioni emerse nei webinar della Comunità di Pratiche:
Pianificazione e Strategia
- La pianificazione strategica è essenziale per una buona gestione dei dati.
- È necessario riorganizzare i processi interni prima di adottare strumenti digitali complessi, che rischiano di essere costosi e inadeguati alle capacità dell’organizzazione.
- La raccolta dei dati spesso risponde alle esigenze dei donatori più che a quelle dei progetti, creando incoerenze e riducendo l’utilità dei dati.
Digitalizzazione e Strumenti
- La scelta degli strumenti digitali deve essere fatta con attenzione per evitare di sovraccaricare le organizzazioni medio-piccole, che spesso non hanno le competenze tecniche necessarie.
- Gli strumenti digitali adottati non sempre dialogano tra loro, causando ridondanza e difficoltà nell’aggregazione dei dati raccolti.
Raccolta Dati e Coinvolgimento dei Partner
- La raccolta di dati è spesso eccessiva, disomogenea e non gestibile, con metodologie condivise che mancano e scarsa partecipazione da parte dei partner locali.
- I partner e le comunità locali sono coinvolti marginalmente, con una gestione dei dati troppo centralizzata. Questo riduce il loro contributo e l’efficacia del monitoraggio.
Capacità e Competenze
- La mancanza di risorse e competenze adeguate per l’elaborazione dei dati compromette la qualità e l’efficacia del processo.
- Nelle organizzazioni del Terzo Settore, l’alto turnover del personale e la mancanza di competenze digitali di base richiedono continui investimenti in formazione e sviluppo di competenze.
- Le competenze ibride (monitoraggio, valutazione, digitalizzazione) sono carenti ma strategicamente necessarie per il futuro del Terzo Settore.
Elaborazione e Qualità dei Dati
- L’elaborazione dei dati deve migliorare il sistema complessivo di monitoraggio e valutazione e non solo confermare ipotesi preesistenti.
- Sovraccaricare il sistema con dati non essenziali porta a inefficienze, mentre i dati devono essere raccolti in modo da consentire confronti tra progetti, fonti e momenti temporali diversi.
Capitalizzazione e Trasparenza
- La fase di capitalizzazione è spesso trascurata e mal pianificata, con risorse limitate dedicate alla visualizzazione e gestione degli open data.
- La mancanza di condivisione e trasparenza dei dati raccolti limita la possibilità di coinvolgere partner e comunità nei processi decisionali e di valorizzazione dei risultati.
- Collegare i dati finanziari a quelli di monitoraggio e valutazione è essenziale per comprendere i costi reali dei risultati raggiunti.
Da questo percorso è nato anche un gruppo tematico su Linkedin che oggi conta già 250 iscritti e attraverso il quale continueremo a scambiare e dibattere sui temi già affrontati. Nel gruppo è anche possibile trovare i video dei quattro webinar dedicati alle fasi principali di gestione del ciclo del dato: pianificazione, raccolta, elaborazione e capitalizzazione.
Abbiamo deciso di concludere questo ciclo con un ultimo webinar della Comunità di Pratiche nel quale alcuni colleghi e colleghe presenteranno dei casi concreti di gestione del dato attraversi strumenti digitali. Dania Tondini, porterà il caso di Fondazione AVSI dove coordina il dipartimento MEALS (Monitoring Evaluation Accountability Learning & Sharing) che sta riorganizzando il ciclo di gestione dei dati utilizzando ActivityInfo e Valerio Langè, valutatore esperto di analisi statistica, che ci parlerà di alcuni casi di digitalizzazione in ambito sanitario. Sarà anche un’occasione per tirare le fila di quanto emerso ed eventualmente rilanciare con nuove idee o iniziative future. Ci troveremo online il prossimo 19 novembre dalle 15,30 alle 17,30.
Chi è interessato a partecipare e non fa già parte alla Comunità di Pratiche, può iscriversi scrivendo a info@info-cooperazione.it
