Due settimane fa abbiamo proposto ai lettori di Info Cooperazione di partecipare a un nuovo survey sui Sistemi digitali di gestione del monitoraggio e della valutazione per verificare come le organizzazioni del terzo settore si stiano muovendo nella direzione di una migliore gestione dell’impatto generato e nella costruzione di processi che aiutino a prendere decisioni fondate sui dati.
Più di 130 operatori di altrettante organizzazioni ed enti hanno partecipato rispondendo al nostro questionario. Quello che emerge dalle risposte è un quadro in divenire, che testimonia un grande lavoro interno alle organizzazioni per trovare soluzioni adatte ed efficaci per valutare l’impatto delle loro attività. Pianificare, raccogliere, elaborare e capitalizzare i dati sull’efficacia degli interventi rappresenta una sfida che richiede investimenti in digitalizzazione e una gestione professionale dell’intero ciclo del dato.
Nell’83% dei casi le organizzazioni di provenienza dei rispondenti raccolgono dati sulle attività implementate (43% in modo sistematico, 40% in modo saltuario). Il patrimonio di dati raccolti è sempre più rilevante: il 60% cerca di utilizzare al meglio i dati per orientare le proprie scelte ma solo il 10% lo fa sistematicamente.
Questa difficoltà è testimoniata dallo scarso utilizzo di strumenti digitali per la raccolta e/o gestione dei dati. È ancora una minoranza quella delle organizzazioni che si sono dotate di software o sistemi informatici dedicati (42%). I tool più utilizzati sono Kobo Toolbox, Google forms, i sistemi gestionali interni o semplici fogli Excel. I parametri più importanti che guidano la scelta degli strumenti digitali sono la facilità di utilizzo (77%) e il loro costo (59%).
Chi utilizza questi sistemi digitali ritiene che un beneficio sul lungo periodo possa esserci solo a seguito di una riorganizzazione dei processi interni e che comunque sia difficile identificare lo strumento più adatto a fronte delle diverse opzioni disponibili e della necessità di contenerne costi e complessità.
La questione economica pesa anche sulla qualità dei dati di monitoraggio e valutazione raccolti che spesso sono di scarsa qualità proprio a causa delle inadeguate risorse investite e delle scarse competenze degli operatori impiegati.
Tra i principali problemi segnalati dai rispondenti nell’elaborazione dei dati di monitoraggio e valutazione emergono:
- la disomogeneità dei dati raccolti
- la mancanza di una metodologia condivisa per elaborare e dare un senso ai dati
- il fatto che l’interpretazione dei dati non tiene conto dello specifico contesto in cui sono stati raccolti
Non mancano le criticità anche quando si tratta di capitalizzare e comunicare i dati raccolti. La maggior parte dei colleghi e delle colleghe che hanno partecipato al sondaggio lamentano la carenza di competenze in materia di data visulization, la scarsità di risorse investite in comunicazione dei dati, la mancanza di sistemi interni di knowledge management e di occasioni di condivisione dei risultati con gli altri attori coinvolti nei progetti.
Solo il 22% delle organizzazioni ha delle risorse umane dedicate esclusivamente alla valutazione e nel 75% dei casi i processi di gestione dei dati di monitoraggio e valutazione sono gestiti su singoli programmi e progetti sulla base di scelte interne. Soltanto il 15% delle organizzazioni pianificano e finanziano la gestione dei dati per l’intera organizzazione e su tutti i più importanti programmi e progetti gestiti.
L’auto-valutazione complessiva degli operatori rispondenti sulle capacità delle organizzazioni di provenienza di valutare il proprio impatto è ancora bassa. Il 63% ritiene di riuscire soltanto a effettuare la valutazione di alcuni progetti quando è richiesta dal donatore. Il 34% ha invece un sistema più avanzato e strutturato di valutazione d’impatto.
Questi risultati costituiranno una prima base di discussione di una comunità di pratica sulle fasi principali di gestione del ciclo del dato. Su iniziativa di WeWorld e con il contributo di Riprogettiamo il Futuro di Fondazione Cariplo, con Mapping Change, ChangeLab e Info Cooperazione, abbiamo calendarizzato una serie di quattro webinar aperti e gratuiti nei quali condividere criticità e soluzioni e trovare insieme la strada migliore per lavorare meno e meglio tutti, a vantaggio dell’impatto nelle comunità con cui lavoriamo.
Di seguito le date e gli orari dei webinar:
- 23 aprile – Pianificazione, 15.30-17.30
- 7 maggio – Acquisizione, 15.30-17.30
- 21 maggio – Elaborazione, 15.30-17.30
- 4 giugno – Capitalizzazione, 15.30-17.30
Se non hai già dato la tua disponibilità a partecipare attraverso il sondaggio, scrivi una mail all’indirizzo info@info-cooperazione.it indicando il tuo Nome, Cognome, Organizzazione e Ruolo.
Tutti coloro che avranno segnalato la loro disponibilità riceveranno via email le informazioni dettagliate e i link per partecipare.
