EMERGENCY ONG sta selezionando un/a Travel Officer da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 31/03/2024
Ogni anno circa 230 espatriati partono con EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell’organizzazione all’estero. Il/la Travel Officer è la figura responsabile di rendere possibili tutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione del personale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva alle necessità dei singoli progetti.
Per fare questo, il/la Travel Officer, lavora quotidianamente in partnership con un’agenzia viaggi esterna per l’emissione dei biglietti, garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e le esigenze di progetto .
PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ
- Prendere in carico la parte logistica legata alla partenza: una volta ricevuta la segnalazione dall’Ufficio HR FOD della conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare una proposta piano volo insieme all’agenzia viaggi e avvia le procedure per richiedere il visto necessario per l’ingresso nel Paese;
- In stretta collaborazione con l’International Staff Management team, redigere ed aggiornare le Travel Policies;
- Richiedere tutta la documentazione necessaria per ottenere il work permit e consentire un sicuro accesso e permanenza delle persone nel Paese;
- Avviare le pratiche per apertura/chiusura dell’assicurazione e fornire una reportistica mensile aggiornata sugli staff assicurato all’Ufficio Servizi Generali e all’agenzia di assicurazione;
- Relazionarsi con le agenzie viaggi e le compagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormente rispondenti alle esigenze dell’Organizzazione;
- Effettuare ogni sei mesi un follow-up del corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate;
- Rapportarsi con ambasciate e/o altri attori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff;
- Predisporre e inviare il materiale utile pre-partenza: magliette di EMERGENCY, badge etc. che possano rendere identificabile la persona al suo ingresso nel Paese;
- Collaborare con gli Ufficio Logistici di progetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degli arrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa & booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabiliti dall’Ufficio Logistics & Supply del FOD;
- Assistere lo staff in viaggio in caso necessiti di informazioni e/o di un supporto legato alla risoluzione di un problema logistico;
- Comunicare all’ Ufficio del Personale le date di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia un allineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro. Dovrà altresì collaborare con l’Ufficio del Personale per rendere possibile l’effettivo svolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria;
- Produrre una reportistica completa (sul numero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidare determinate scelte future e consenta un’anali e un monitoraggio dei costi.
REQUISITI RICHIESTI
- Pregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff;
- Ottime capacità organizzative e di pianificazione;
- Capacità di lavorare in autonomia e individuare soluzioni alternative in contesti critici;
- Dimestichezza nell’uso di Microsoft Excel;
- Ottima conoscenza della lingua inglese (livello minimo B2);
- Flessibilità e capacità di adattarsi ad un ambiente in costante evoluzione;
- Buone doti comunicative e relazionali;
- La disponibilità ad effettuare trasferte per eventi relativi al mondo business travel o per attività di monitoraggio sul field.
