VIS – Responsabile Amministrativo – Angola / Etiopia

VIS sta selezionando un/a Responsabile Amministrativo da inserire nella sua operatività in Angola ed Etiopia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Co.co.co. Scadenza candidature 26/12/2023

Ruolo: Amministratore/trice Paese

Località: in uno dei Paesi Partner dove il VIS è attivo (Angola, Etiopia)

Data di partenza: il prima possibile

Durata: 12 mesi (rinnovabili)

Referenti: Il Coordinatore Regionale Pianificazione e Controllo (CRPC)/Desk Amministrativo sarà il referente funzionale e il Rappresentante Paese (RPL) sarà il referente gerarchico nel paese.

Descrizione del VIS:

VIS – Volontariato Internazionale per lo Sviluppo è un’organizzazione non governativa che si occupa di cooperazione allo sviluppo e solidarietà internazionale e un’agenzia educativa che promuove e organizza attività di sensibilizzazione, educazione, formazione per lo sviluppo e la cittadinanza globale.

L’associazione, nata nel 1986 su promozione del Centro Nazionale Opere Salesiane (CNOS), si ispira al messaggio di San Giovanni Bosco e al suo sistema educativo preventivo. Opera in 22 Paesi del mondo, in Africa, Medio Oriente ed in Europa. “Insieme, per un mondo possibile” indica l’intenzione di fare rete in Italia, in Europa e nel resto del mondo per migliorare le condizioni di vita delle bambine, dei bambini, dei giovani in condizioni di vulnerabilità e delle loro comunità, nella convinzione che attraverso l’educazione e la formazione si possano combattere alla radice le cause della povertà estrema. Il VIS ha lo status speciale di organismo consultivo riconosciuto dal Consiglio economico e sociale delle Nazioni Unite (ECOSOC) .

È accreditato presso ECHO, la Direzione generale per gli aiuti umanitari e la protezione civile della Commissione Europea. È parte anche di una rete internazionale di ONG di ispirazione salesiana, il Don Bosco Network (DBN), oltre che di numerose altre reti nazionali e internazionali che operano nell’ambito della cooperazione.

Finalità del ruolo:

Il/La Responsabile Amministrativo ha la finalità di:

garantire la corretta, trasparente ed efficace gestione amministrativo-contabile dei progetti nel paese di riferimento.
garantire l’efficiente organizzazione degli uffici locali dal punto di vista logistico, della gestione amministrativa e del personale locale.

Attività da realizzare:

Il/la Responsabile Amministrativo sarà responsabile delle seguenti attività:

Elaborare il piano finanziario dei progetti, in raccordo con Coordinatore Regionale Pianificazione e Controllo (CRPC)/Desk Amministrativo e Rappresentante Paese Loco (RPL), raccogliere eventuali preventivi e valorizzazioni in loco.
Contribuire alla formulazione delle richieste invii del Rappresentante Paese Loco (RPL).
Garantire una corretta gestione dei documenti amministrativi e contabili dei progetti, anche quella richiesta dai revisori e dal donatore;
Assicurare una corretta gestione delle casse, dei conti correnti bancari e della relativa riconciliazione su base mensile;
Aggiornare e controllare la PN loco, tramite gestionale (SQUARE) e inviare a CRPC gli estratti c/c/b & casse, riconciliazione.
Assicurare una corretta gestione amministrativa dello staff nazionale (salari, contratti, ferie, permessi…);
Assicurare la gestione diretta e la formazione dello staff amministrativo nazionale.
Monitorare in collaborazione con l’RPL/Project Manager l’andamento economico-finanziario dei progetti, elaborando piani finanziari, piani per gli acquisti e segnalando eventuali scostamenti dal budget approvato.
Predisporre la documentazione necessaria per l’attuazione di procedure previste per acquisti e lavori (preventivi, tender, affidamenti, ecc).
Elaborare i report finanziari intermedi e finali, sotto la supervisione del CRPC e in raccordo con RPL/PM. In caso di donatore in loco, gestione delle relazioni con auditor, presentazione del rendiconto e invio a integrazioni e modifiche richieste dal donatore di concerto con RPL/PM e CRPC.
Tenere costantemente aggiornato l’inventario di tutti gli beni di proprietà del VIS ed eventualmente gestire le scorte in un magazzino appropriato, evitando il danneggiamento dei beni stoccati.
Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei fornitori locali affidabili e dei contratti stipulati con i fornitori, per essere utilizzato durante la procedura di acquisto di beni e servizi.
Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei contatti dello staff espatriato e locale della Missione, per tutte le basi nel Paese, e inviarlo alle Risorse Umane ad ogni aggiornamento.

Requisiti

Conoscenze:

Laurea in Scienze Economiche, Management, Scienze Politiche e Relazioni Internazionali, o altri settori affini/rilevanti
Buona conoscenza di Excel e di applicativi di contabilità
Ottima conoscenza della lingua inglese e/o francese e/o portoghese scritta e parlata
Buona conoscenza della lingua italiana

Competenze:

Pregressa esperienza di gestione amministrativo-contabile di progetti di cooperazione allo sviluppo di almeno 2 anni;
Esperienza pregressa di lavoro in progetti di cooperazione allo sviluppo in Africa subsahariana/Africa Ovest/Medio Oriente;
Esperienza pregressa di rendicontazione finanziaria di progetti finanziati da donatori istituzionali.
Conoscenza delle procedure di acquisto dei principali donatori istituzionali (AICS, UE, ECHO, IOM).

Capacità

Capacità di supervisione e ottica d’insieme degli aspetti economico-finanziari
Capacità di coordinamento e supervisione staff locale in accordo con le leggi vigenti nel paese;
Capacità di formare il personale locale attraverso il learning-by-doing (training on the job)
Capacità di reazione agli imprevisti;

Dimensione psico-attitudinale: