In questi ultimi mesi del 2022 la maggior parte degli operatori delle OSC italiane sono alle prese con la fase di contrattualizzazione e l’avvio dei nuovi progetti co-finanziati da AICS con i bandi OSC 2020, ECG 2021 e altre iniziative tematiche che vengono gestiti per la prima volta con le Procedure Generali fondate su approccio RBM.
Si tratta nello specifico delle “Procedure Generali per la concessione di contributi e la gestione e rendicontazione di Iniziative promosse da Soggetti pubblici e privati no-profit di Cooperazione di cui al Capo VI della legge n.125/2014 e fondate su approccio RBM” che disciplinano attualmente i bandi attraverso cui l’AICS concede contributi per la realizzazione di iniziative promosse dai soggetti di cooperazione ad eccezione dei soggetti con finalità di lucro, oltre che le procedure gestionali e di rendicontazione delle medesime iniziative.
Un metodo di progettazione, realizzazione e gestione delle iniziative “Results Based” che rappresenta un cambiamento cruciale e vede quindi nuove procedure e nuovi formati con le quali gli operatori e i funzionari si trovano a dover familiarizzare per la gestione dei quasi 200 nuovi progetti contrattualizzati negli ultimi mesi a seguito dei bandi sopra citati.
Una fase complessa che avrebbe dovuto avvenire anche attraverso la piattaforma digitale SiStake che l’Agenzia prevedeva di mettere in funzione nel 2021 per la gestione dei progetti co-finanziati e che invece non ha ancora visto la luce.
Questa messa alla prova pratica delle nuove “Procedure Generali” e i relativi Allegati (che compongono il nuovo “Pacchetto Procedurale”) che ha sollevato numerose domande e dubbi da entrambe le parti. Questioni relative alle fasi di l’avvio e la gestione delle attività, al monitoraggio, alla verifica e la misurazione del raggiungimento dei risultati /obiettivi applicabili all’Iniziativa, eventuali modifiche e proroghe convenzionali, ai rapporti e la certificazione del Revisore esterno, alla valutazione e la rendicontazione finale, che necessitano precisioni e chiarimenti da parte del donatore.
Per questo motivo l’Agenzia ha recentemente pubblicato un documento di FAQ, istruzioni operative che sono state raccolte a seguito dei quesiti che i soggetti esecutori hanno inviato all’AICS in riferimento alla fase pre e post contrattuale delle iniziative co-finanziate. Fermo restando la validità primaria delle Procedure Generali, del Contratto, delle Condizioni specifiche e del bando, documento pubblicato dall’Agenzia intende agevolare e supportare l’interazione tra gli operatori delle OSC e i referenti AICS sull’identificazione delle corrette prassi procedurali applicabili alle Iniziative. Le FAQ sono numerate e aggregate per argomento e l’AICS provvederà regolarmente ad aggiornare e pubblicare il documento mantenendo la progressione numerica delle risposte ai quesiti dei soggetti esecutori.
Le domande frequenti riguardano:
- Criteri, principi e modalità di Rendicontazione
- Modulistica
- Acquisizione di forniture di beni – servizi – lavori
- Risorse umane
- Piano Finanziario
- Accordi di Partenariato
- Procedure Interne
- Conservazione dei documenti
- Donazione e trasferimento dei beni
- Valutazione esterna e Monitoraggio esterno
- Modifica di Obiettivi – Risultati – Indicatori – Attività – Output
- Modifiche Unilaterali
