WEWORLD – Coordinateur Administratif – Burundi

WeWorld GVC sta selezionando un/a Coordinateur Administratif da inserire nella sua operatività in Burundi . Durata mesi. Scadenza candidature 19/12/2022

Titre du poste: Coordinateur Administratif Burundi

Lieu de Travail: Bujumbura (90%) avec des déplacements sur les deux bureaux provinciaux de WeWorld-GVC à Ruyigi et Muyinga (10%)

Durée du contrat: Un premier contrat de collaboration de 3 (trois) mois sujet à la vérification de la réalisation des objectifs spécifiques du projet (ces objectifs seront convenus ensemble avec le Représentant Pays à l’arrivée en mission); un deuxième renouvelable contrat de collaboration de 9 (neuf) mois suite à l’évaluation positive des premiers trois mois de contrat

Date de prise de poste souhaitée: 01/04/2023

Salaire brut: A définir selon profil du candidat

Date limite de dépôt des candidatures: 19/12/2022

Description

Descriptif du poste

Le Coordinateur Administratif dirige et coordonne les services administratifs, comptables et financiers (comptabilité, trésorerie, budgets, rapports financiers, etc.) de la mission. Il participe à la définition de la politique Ressources Humaines de WeWorld-GVC et garantit sa bonne application. En tant que Coordinateur, il est le garant de l’équilibre financier de la mission. Il s’assure du respect des procédures administratives WeWorld-GVC, procédures bailleurs ainsi que des lois du pays d’intervention.

Tâches et responsabilités

Finance

Supervision du staff admin local et aide dans l’organisation et structuration du travail du département afin que toutes les échéances internes et externes soient respectées (clôture mensuelle comptable, etc.)
Assurer que toutes les informations et rapports requis vers l’administration régionale soient transmises dans les échéances fixées
Consolider la planification financière pays et la transmettre dans les échéances internes à la Coordinatrice Régionale ;
Préparer et mettre à jour le core budget du staff local et les couts de fonctionnement
Supervision générale du travail afin que les procédures de l’organisation soient respectées (inventaires de caisse, rapprochement bancaire, assurer et valider la clôture comptable mensuelle, vérifier le plan de trésorerie, vérifier les imputations analytiques avec les responsables budgétaires projets, etc.)
Coordonner et faire le suivi des rapports pour les ministères et les autorités locales (IPR, TVA, etc.)
Supervision et approbation des rapprochements de tous fonds présents dans GIVE (caisses, banques, fournisseurs, staff, fond reçus, TVA, plafond, etc.)
Mettre à jour les prévisionnels avec les responsables budgétaires et assurer les réallocations budgétaires
Apporter un appui technique aux opérationnels et aux responsables budgétaires sur la gestion financière
Superviser l’archivage des pièces comptables
Vérifier et finaliser les rapports financiers, y compris le suivi des cofinancements. Se coordonner avec la Coordinatrice Régionale pour insérer les dépenses du siège et pour approbation final avant de les envoyer aux bailleurs/chefs de file dans les échéances des contrats/MOU signés
Supervision et préparation des vérifications des audits sur les projets
Point focal pour les auditeurs lors de la pratique des audits sur la mission
Collaborer lors de la préparation de budgets pour le développement de nouveaux projets afin d’assurer la couverture des couts et besoins des frais de fonctionnement/support
Collaborer lors de la préparation des modifications budgétaires des projets

Ressources Humaines

Supervision du staff admin local et aide dans l’organisation du travail afin que toutes échéances internes et externes soient respectées (suivi du RACI, plan d’action du département pour identifier les priorités, etc.)
Supervision afin que les procédures de l’organisation soient respectées
Coordonner et faire le suivi des rapports pour les ministères et les autorités locales
Vérifier et finaliser les éventuels annexes relatives au RH requis avec les rapports financiers
Supervision et préparation des vérifications des auditeurs sur les projets
Mise en place des procédures de recrutement du staff national, formation de l’équipe administrative
Assurer une veille fiscale, légale et juridique sur les droits et obligations de la mission vis-à-vis des institutions et veiller au respect des législations en vigueur
Elaborer, proposer et mettre en œuvre d’éventuelles mises à jour de la politique RH
Participer à l’identification des besoins de formation et à la mise en place de procédures et plans de formation
Mener les entretiens annuels d’évaluation et planifier les congés pour les employés tombant sous sa responsabilité directe
Assurer la représentation officielle pour la gestion administrative de la mission auprès des autorités compétentes

Toute autre tâche demandée par le Chef de mission, pour une mise en œuvre efficace et de qualité de la stratégie et des projets au Burundi, en fonction des besoins de la mission.

EXIGENCES ESSENTIELLES

Compétences de base et fonctionnelles

Qualifications et compétences requises

Diplôme de gestion financière, école supérieure de commerce, comptabilité
Compétences de compréhension et interprétation du cadre légal national
Compétences importantes de renforcement de capacités
Connaissance des procédures des donateurs institutionnels (AICS, UE, Agences des Nations Unies, etc.)
Bonne connaissance de l’administration financière d’une mission humanitaire
Bonne connaissance de MSOffice
Excellente maîtrise du français parlé et écrit
Bonne connaissance de la langue anglaise

Expérience professionnelle

Expérience d’au moins 2 ans en ONG et notamment expérience préalable à un poste de coordination indispensable
Expérience démontrée en gestion financière
Expérience en management indispensable, et particulièrement capacités démontrées de management à distance
Expérience/maîtrise de logiciel comptable

Compétences personnelles

Fortes compétences en management et leadership
Grandes capacités d’analyse de risque et de prise de hauteur
Capacité de représentation et de négociation
Bonnes capacités de planification, organisation et de coordination
Capacité d’anticipation et de prise de décision
Résistance au stress
Forte compréhension des enjeux programmatiques et opérationnels
Capacité à travailler en équipe et capacité en formation, supervision, direction, coordination et organisation dans un contexte multiculturel
Capacité de gestion des taches de manière systématique et efficace avec jugement et analyse, indépendance et initiative
Bonnes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer ses propres temps et responsabilités
Aptitude à travailler sous pression et à respecter les échéances dans un environnement en mutation rapide
Capacité relationnelle avec divers acteurs du gouvernement, donateurs, agences UN et autres ONG
Capacité de négociation et habitude à interagir avec les membres des autorités communautaires et étatiques à différents niveaux
Intérêt réel pour la coopération internationale au développement et fort engagement envers la mission de WeWorld-GVC

SOUHAITABLE:

Expérience précédente au Burundi
Connaissance de la langue italienne

How to apply

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation en postulant ici : https://weworld.intervieweb.it/jobs/coordinateur-administratif-burundi-312377/it/

WeWorld-GVC est une organisation italienne indépendante née dans le but d’accroître l’impact de leurs projets de coopération au développement et d’aide humanitaire dans 29 pays, y compris l’Italie. Ensemble, WeWorld et GVC réalisent 128 projets dans le monde touchant plus de 2,4 millions de bénéficiaires directs et 12,3 millions de bénéficiaires indirects.

Les enfants, les femmes et les jeunes, acteurs du changement dans chaque communauté, sont les protagonistes des projets et des campagnes de WeWorld-GVC dans les domaines d’intervention suivants: droits de l’homme, aide humanitaire, sécurité alimentaire, EHA (eau, hygiène et assainissement), santé et nutrition, éducation et apprentissage, développement socio-économique, protection de l’environnement, éducation à la citoyenneté mondiale et volontariat international.