Cesvi Fondazione Onlus sta selezionando un/a Administration Officer da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Scadenza candidature 02/09/2022
Administration Officer – Italia
CONTESTO LAVORATIVO
La strategia Cesvi in Italia prevede l’espansione di progetti e programmi nel territorio nazionale con l’introduzione di nuovi partner e finanziatori.
In particolare Cesvi è impegnato nei settori della prevenzione del maltrattamento infantile, dell’inclusione socio-economica di giovani e dell’educazione alla cittadinanza attiva. I progetti in questi ambiti sono e saranno finanziati da donatori istituzionali e fondazioni che richiedono standard elevati in termini di rendicontazione.
Cesvi ha inoltre sviluppato un filone di intervento a servizio di aziende che intendono conseguire obiettivi filantropici sul territorio nazionale, con programmi di cascading grants in cui Cesvi svolge il ruolo di intermediario, occupandosi della selezione, monitoraggio e rendicontazione dei progetti.
JOB DESCRIPTION
La collaborazione inizierà a novembre 2022.
Sede di lavoro: Bergamo, con spostamenti sul territorio nazionale quando richiesto.
La funzione risponde all’Area Manager Italia (AM) e lavorerà in stretto contatto con l’Area Administrative Coordinator Italia (AAC).
Il/La Administration Officer si occuperà di implementare un adeguato sistema di gestione amministrativo – finanziaria e rendicontazione dei progetti realizzati da Cesvi (in qualità di capofila e/o partner) e da organizzazioni non profit (ONP)/partner nel territorio italiano con cui Cesvi collabora.
Nello specifico si occuperà di:
Monitoraggio finanziario e amministrativo del progetto
Supervisionare e/o aggiornare mensilmente la Prime entry e Budget Follow Up (BFU) dei progetti in collaborazione con i Project/Programme Manager/Officer (PM/PO) di riferimento per condivisione con la AAC.
Assicurare una corretta e puntuale allocazione delle spese in coordinazione con il Project manager di progetto.Monitorare l’andamento economico-finanziario dei progetti.
Supportare la AAC nella tenuta delle scritture di contabilità generale e di commessa, se richiesto (registrazione invii fondi, fatture, ecc..).
Assistere i PM nella preparazione del Procurement Plan di progetto e il suo aggiornamento; nelle procedure d’acquisto; nella predisposizione e/o controllo delle richieste fondi da parte dei partner.
Preparazione e gestione delle rendicontazioni
Verificare i costi a carico di Cesvi (e di eventuali partner) e predisporre i file di rendiconto finanziario e la documentazione a supporto per conseguente invio ai donatori o ai capofila nel rispetto delle scadenze e delle regole di rendicontazione.
Predisporre e archiviare la documentazione finanziaria ai fini delle rendicontazioni intermedie o finali di progetti e/o programmi di Cesvi (e di suoi eventuali partner).
Supportare la preparazione della documentazione necessaria agli eventuali audit di progetto in coordinamento con la AAC.
Relazione con ONP/partner
Partecipa agli incontri di aggiornamento tecnico-finanziario con le varie organizzazioni partner coinvolte, rispondendo alle varie richieste amministrativo sottoposte dalle ONP.
Svolge, se necessario, missioni di monitoraggio amministrativo-finanziario presso le sedi dei partner di progetto.
Supporto nella stesura dei budget di nuove proposte progettuali
Per l’incarico verrà assegnato un pc aziendale e attivata una idonea copertura sanitaria integrativa.
REQUISITI ESSENZIALI
Diploma di Laurea Magistrale o titolo superiore in Economia, Scienze Politiche o equivalente.
Almeno 3 anni di esperienza nella gestione finanziaria e amministrativa di progetti di cooperazione internazionale e/o sociali in Italia: dallo sviluppo del budget per nuove proposte, al monitoraggio finanziario e follow up, al reporting interno ed esterno, alla gestione dei partner dal punto di vista finanziario e amministrativo.
Buona conoscenza delle principali norme amministrative, regole e piattaforme di rendicontazione dei principali donor istituzionali nazionali e internazionali (AICS, DG DEVCO/INTPA, DG JUSTICE, FAMI Ministero dell’Interno/AMIF DG HOME ecc.).
Buona conoscenza delle principali norme amministrative, regole e piattaforme di rendicontazione fondazioni e/o aziende private (Cariplo, Con I Bambini, ecc).
Forte capacità di budgeting e gestione finanziaria, in particolare strumenti di monitoraggio finanziario e di previsione e follow-up.
Buona capacità di organizzare della documentazione di supporto (contratti, timesheet, TdR, relazioni di missione, carte d’imbarco, preventivi, logbook, ecc.) relativamente alle spese e dichiarazioni richieste dai donatori o capofila.
Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo, capacità di analisi rapida di questioni complesse e problem solving.
Capacità di gestire il carico di lavoro e lo stress.
Ottime capacità interpersonali, comunicazione e facilità nel dialogare e collaborare con un team dislocato in località differenti sul territorio italiano.
Buone competenze informatiche (pacchetto Office -in particolare Excel-, contabilità).
Buona capacità di comunicazione e scrittura in inglese.
REQUISITI DESIDERABILI
Pregressa esperienza nella gestione di audit di progetto.
- CONTRATTO DI COLLABORAZIONE COORDINATA E CONTINUATIVA (CO.CO.CO.)
COMPENSO: 2.100 – 2.300€ LORDO/ MESE
PER L’INCARICO VERRÀ ASSEGNATO UN PC AZIENDALE E ATTIVATA UNA IDONEA COPERTURA SANITARIA INTEGRATIVA.
SAFEGUARDING
Cesvi applica una politica di tolleranza zero contro ogni forma di abuso, sfruttamento e/o danno arrecato a un bambino o a un adulto vulnerabile da parte di membri dello staff o dai partner dell’Organizzazione.
L’impegno di Cesvi ad essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di selezione del personale che prevede controlli meticolosi, quali il controllo del casellario giudiziale o la verifica di condanne precedenti. Questa procedura è finalizzata a garantire la protezione di bambini e di persone vulnerabili e la prevenzione di qualsiasi forma di abuso. Tali verifiche costituiscono parte integrante del processo di selezione del personale.
TU 81-08
Cesvi presta particolare attenzione alla salvaguardia della salute di tutte le risorse umane dell’Organizzazione e dunque a tutela del collaboratore è prevista, prima della partenza, la valutazione di idoneità alla posizione per ciascuna missione. Tale valutazione sarà a carico del medico competente dell’Organizzazione, che esaminerà anche le coperture vaccinali, inclusa la vaccinazione anti-Covid19.
A causa dell’elevato numero di candidature ricevute, non ci è possibile dare un riscontro a tutti i candidati.
Solo i profili che rientrano in shortlist e contattati per un primo colloquio verranno aggiornati sullo stato della loro candidatura.
