Adecco Italia sta selezionando un/a Desk amministrativo per il settore progetti e fund raising da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Scadenza candidature 14/12/2019
Desk amministrativo per il settore progetti e fund raising – Italia
Per primaria ONG italiana ricerchiamo per la sede di Torino un desk amministrativo per il settore progetti e fund rasinig.
Il nostro cliente attivo da oltre 40 anni in progetti a favore di categorie vulnerabili in Italia e all’estero, intende potenziare la propria struttura amministrativa al fine di rendere più efficiente la propria capacità gestionale. La posizione prevede un P.T. di 35 ore alla settimana; CCNL Terziario; la retribuzione sarà commisurata all’esperienza della persona selezionata.
Scopo e caratteristiche generali
Coordina le attività finanziarie e amministrative e di controllo secondo i processi definiti dall’organizzazione, assicurando la loro efficacia ed efficienza.
Le aree di responsabilità sono: Contabilità/Finanza, Controllo di Gestione, Amministrazione dei Progetti.
Riporta funzionalmente al Responsabile Ufficio Progetti e Fund Raising e gerarchicamente al Consiglio direttivo Nazionale (CDN).
Aree di responsabilità
Organizzazione
- Assicura un’organizzazione amministrativa efficace ed efficiente dei progetti nelle aree di intervento. A tal fine:
- fornisce/aggiorna/valida le procedure amministrative;
- effettua missioni di monitoraggio amministrativo;
- assicura la formazione del personale amministrativo espatriato e locale.
- Assicura, mediante l’analisi e la valutazione delle procedure dei donatori ed interne, il pieno rispetto delle stesse da parte del personale di gestione dei progetti.
- Assicura una corretta pianificazione e monitoraggio dei progetti.
Contabilità Finanza e Bilancio
- Assicura la tenuta e la validità delle scritture contabili dei progetti.
- Fornisce i dati necessari a predisporre ed elaborare il bilancio consuntivo annuale.
- Assicura la predisposizione e la gestione del cash flow del settore, in accordo con il budget.
- Assicura la corretta gestione dei pagamenti (gestione scadenze verso fornitori e collaboratori, ecc) e dei trasferimenti verso l’estero, in accordo con il Responsabile Ufficio Progetti e Fund Raising.
- Assicura una corretta gestione delle giacenze in valuta al fine di minimizzare l’esposizione dell’organizzazione al rischio di perdita su cambi.
- Assicura il corretto funzionamento e miglioramento del software contabile e il suo raccordo con i dati provenienti dalle amministrazioni periferiche.
Amministrazione del Personale
- Collabora ai processi di selezione del personale amministrativo dei progetti sia in Italia che all’estero (stesura delle vacancy, scrematura cv, somministrazione e correzione prove scritte, interviste, contrattualizzazione).
- Assicura la gestione delle informazioni utili per la corretta elaborazione delle paghe e stipendi dell’Ufficio progetti e fund raising (libro presenze, note spese, registrazione permessi, trasferte, ferie etc…) sia in Italia sia all’estero. Per quanto riguarda missioni e trasferte assicura il rimborso secondo le procedure operative adottate.
- Assicura la corretta registrazione del costo del lavoro.
- Assicura il supporto al responsabile di settore delle policy di gestione delle risorse umane (in sede, espatriato e locale) per gli aspetti economici-finanziari-legali-contrattualistici e nella gestione operativa.
Amministrazione Progetti
- Assicura la corretta gestione amministrativa, finanziaria dei progetti nel rispetto delle regole contrattuali dei donatori e delle procedure dell’organizzazione in tutto il suo ciclo di vita.
- Garantisce la contabilizzazione di oneri e proventi dei progetti in Italia e supervisiona quelli dei progetti all’estero.
- Supervisiona e valida i rapporti finanziari intermedi e finali dei progetti.
- Assicura che le rendicontazioni siano fatte in linea e nei tempi definiti dai donatori.
- Predispone tutta la documentazione per le revisioni contabili obbligatorie e gli audit in Italia, garantemdone il superamento. Supervisiona e valida quelle all’estero.
Acquisti e Logistica
- Assicura l’amministrazione, controllo e gestione dei beni strumentali acquisiti in ambito progettuale e della logistica.
- Assicura che la stipula dei contratti e delle operazioni di acquisto beni e servizi rispettino le indicazioni dei donatori e dell’organizzazione.
Controllo di gestione
- Garantisce l’elaborazione del budget del settore, e successivi aggiornamenti, nel rispetto dei tempi, modi e forme definiti.
- Assicura il sistematico monitoraggio dell’andamento gestionale del settore al fine di permettere un adeguato processo di controllo di gestione.
- Predispone il piano dei conti ai fini di una corretta consuntivazione e controllo dei centri di costo.
Requisiti richiesti obbligatori
- Laurea in discipline socio-economiche
- Almeno 3 anni di esperienza in analoga posizione
- Esperienza nella gestione di progetti finanziati da AICS, EU, altri donatori
- Ottime capacità analitiche, organizzative e gestionali
- Capacità di innovazione del settore per renderlo più efficace ed efficiente
- Spiccate capacità interpersonali e di lavoro in team
- Spiccate capacità a lavorare per obiettivi e per processi
- Buone capacità di problem solving
- Ottima capacità di utilizzo del pacchetto Office e software contabili
- Conoscenza della lingua inglese – working level
- Disponibilità a trasferte periodiche in Italia e all’Estero.
Costituiscono titoli preferenziali
- Buona conoscenza delle procedure dei principali donatori internazionali (USAID, UN,…)
- Esperienza nell’amministrazione del personale
- Conoscenza della lingua francese- working level
Come candidarsi
Inviare una lettera motivazionale (max 1 pagina) e il CV (max 3 pagine), che evidenzino chiaramente la presenza dei requisiti richiesti, all’indirizzo email: torino.unionesovietica@adecco.it, indicando nell’oggetto esclusivamente: Desk_amministrativo_ONG.
Sono indispensabili almeno due referenze recenti e verificabili i cui contatti vanno indicati nella lettera motivazionale o nel CV.
Le candidature che non rispetteranno i parametri indicati non saranno valutate.
In previsione dell’importante numero di candidature, si precisa che solo i candidati che supereranno la prima valutazione dei CV ricevuti saranno contattati.
