CEFA ETS sta selezionando un/a Country Admin da inserire nella sua operatività in Etiopia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Da definire Scadenza candidature 15/05/2025
AMMINISTRATORE NAZIONALE CEFA ETIOPIA
CEFA – Comitato Europeo per la Formazione e l’Agricoltura è una ONG italiana, fondata nel 1972 e attualmente attiva in 10 paesi dell’Africa e dell’America Latina. Il CEFA pone le sue basi sui principi di solidarietà e cooperazione tra le diverse regioni del mondo in nome della Giustizia, dei Diritti Umani e della pace. CEFA crede nello sviluppo delle comunità e delle istituzioni locali, con l’obiettivo di migliorare le condizioni di vita delle famiglie e le economie delle comunità attraverso lo sviluppo delle capacità, la sensibilizzazione e la difesa della protezione delle persone vulnerabili e dei loro diritti umani fondamentali.
Data di inizio: giugno 2025
Scadenza per la presentazione delle domande: 15/05/2025
Durata del contratto: 1 anno rinnovabile
Sede di servizio: Addis Abeba, Etiopia
Riferire a: Rappresentante del Paese e Desk Officers in Italia
Obiettivi e caratteristiche generali
Il COUNTRY ADMIN è responsabile della gestione amministrativa e finanziaria generale di CEFA Etiopia.
Supporta il Rappresentante del Paese e il Program Manager per garantire una corretta gestione finanziaria delle missioni e dei progetti del Paese.
In qualità di membro chiave del team di coordinamento, il titolare dell’incarico sarà tenuto a garantire che la gestione finanziaria regionale, la gestione delle risorse umane, l’amministrazione e la logistica siano in linea con le politiche e le linee guida interne delle risorse umane e con la legislazione locale.
Garantisce la qualità amministrativa e finanziaria degli interventi e la conformità agli standard interni e dei donatori.
Supporta il Country Rappresentative e il Program Manager nella preparazione di accordi che stabiliscono i rapporti tra CEFA, autorità locali, partner o altre organizzazioni per l’attuazione dei progetti. Inoltre, assicura la corretta applicazione amministrativa degli accordi, comprese le procedure di passaggio di consegne.
Riferisce al Country Rappresentative e ai funzionari del Desk presso la sede centrale.
Supervisiona e coordina il dipartimento amministrativo in Etiopia (5 persone), inclusa la logistica e procurement.
Aree di responsabilità
Organizzazione amministrativa
- In accordo con il Country Rappresentative e seguendo le procedure interne, seleziona, supervisiona e valuta il personale amministrativo e di supporto, assicurandosi che il personale locale a lui assegnato soddisfi i requisiti di professionalità e affidabilità necessari per lo svolgimento del proprio lavoro.
- Assicura l’applicazione delle linee generali organizzative, delle politiche e delle procedure adottate dal CEFA presso l’Ufficio di Coordinamento e presso gli Uffici territoriali. A tal fine, supporta il Country Rappresentative e il Program Manager fornendo un’adeguata assistenza tecnica e un adeguato monitoraggio dell’amministrazione e della finanza sul campo, anche attraverso regolari visite sul campo se necessario.
- Assicura in ogni ambito della gestione il rispetto della legge locale.
Contabilità, Finanza e Budgeting
- Assicura la preparazione del bilancio d’esercizio annuale di CEFA Etiopia e la revisione contabile È la persona di contatto per i revisori esterni e garantisce il flusso di informazioni alla sede centrale.
- Assicura la corretta gestione dei conti bancari e dei contratti con le banche locali.
- Supervisiona e verifica il flusso mensile di cassa/banca e i giornali contabili (Prima Nota) per tutti i progetti e il coordinamento in modo tempestivo secondo le procedure e le linee guida CEFA.
- Sulla base delle informazioni fornite dal Country Rappresentative e dal Program Manager, assicura la preparazione e la gestione dei flussi di cassa e il follow-up del budget per i costi dell’Ufficio di Coordinamento e supporta il Program Manager e i Project Manager nel fare lo stesso per ogni progetto.
- Garantisce una corretta e corretta gestione degli archivi amministrativi, cartacei e digitali secondo le procedure CEFA.
- Controlla, in coordinamento con il Country Rappresentative e il Program Manager, e approva tutte le richieste di fondi provenienti dai PM a fronte del budget disponibile e le invia alla sede centrale.
- Prepara e segue gli audit di progetto e l’audit generale CEFA.
Gestione di progetto
- Assicura la preparazione dei rapporti finanziari, intermedi e finali, secondo i contratti firmati con i Donatori e le procedure interne del CEFA.
- Supporta il Country Rappresentative nella preparazione del budget per i nuovi progetti e il Program Manager per la revisione, ed eventuali amendment e NCE, del budget per i contratti in corso.
- Supporta il Country Rappresentative e il Program Manager nel monitoraggio delle spese fornendo loro follow-up e previsioni periodiche.
- Gestisce e verifica mensilmente i flussi di cassa del Paese, individuando le risorse per coprire i costi di struttura e di supporto del personale dai diversi budget di progetto e condividendoli con il Rappresentante del Paese e la sede centrale.
- Supporta il Country Rappresentative e il Program Manager nella pianificazione della rendicontazione finanziaria annuale e nell’identificazione delle esigenze finanziarie del progetto.
Gestione delle risorse umane, conformità legale
- Revisiona i contratti del personale in collaborazione con il Country Rappresentative e il Program Manager e garantisce il rispetto della legislazione locale e delle Politiche e Procedure CEFA.
- Gestisce direttamente tutto il personale amministrativo e conduce valutazioni delle prestazioni e revisioni periodiche secondo le politiche e le procedure CEFA.
- Garantisce il rispetto degli obblighi legali relativi alla presenza del CEFA nel paese, come la registrazione della ONG presso le autorità competenti, la tassazione, le predisposizioni di accordi con le autorità e i partner locali, l’ottenimento di permessi di lavoro o altre questioni per il personale o i volontari espatriati.
- Esamina i contratti per la firma evidenziando al Country Rappresentative eventuali punti di preoccupazione o discrepanze rispetto alla legge dei Paesi.
- Assicura la corretta gestione amministrativa del personale locale ed espatriato (compresi visti, permessi di lavoro, dichiarazioni annuali, ecc.) in conformità con la legislazione locale e le procedure CEFA.
- Garantisce una corretta e corretta gestione delle cartelle e dell’archivio HR, cartaceo e digitale, per tutto il personale secondo le procedure HR CEFA.
- Assicura la gestione del regime sanitario per tutto il personale secondo la Politica delle Risorse Umane del CEFA.
Acquisti e Logistica
- Sovrintende all’amministrazione, alla supervisione e alla gestione dei beni acquisiti da CEFA.
- Analizza tutte le regole di appalto e le condizioni generali dei progetti e garantisce che le procedure del CEFA siano in linea con esse.
- Supervisiona la stipula dei contratti e le operazioni di acquisto di beni e servizi nel rigoroso rispetto dei requisiti del donatore e del CEFA, sia a livello di progetto che di Ufficio di coordinamento.
Controllo di Gestione
- Si assicura che tutte le procedure amministrative e finanziarie siano seguite da tutto il personale amministrativo, logistico e del programma.
- Assicura l’elaborazione del bilancio nazionale sulla base delle informazioni fornite dal rappresentante nazionale e dal responsabile del programma
- Assicura la preparazione di un follow-up periodico delle spese interne per uso interno in linea con i requisiti CEFA.
- Assicura il monitoraggio sistematico della contabilità per consentire un adeguato processo di controllo di gestione.
- Forma il personale amministrativo/logistico sulle procedure anticorruzione e di gestione e riduzione dei rischi.
Il Country Admin è disponibile a svolgere qualsiasi compito aggiuntivo richiesto dal Country Representative e dagli HQ Desk Officers in linea con il profilo.
Requisiti obbligatori
- Laurea in pubblica amministrazione, economia, gestione finanziaria, scienze politiche, cooperazione e sviluppo o altro settore pertinente
- Un minimo di 5 anni di gestione finanziaria, gestione di finanziamenti o esperienza simile.
- Almeno 3 anni di esperienza in una posizione o ruolo di Country Admin o Head of Finance con livello di gestione e responsabilità simili.
- Sono richiesti almeno 3 anni di comprovata esperienza di successo nel settore umanitario, della cooperazione e dello sviluppo in una posizione analoga.
- Ha dimostrato un’efficace comunicazione verbale e scritta, capacità di negoziazione, multitasking e capacità organizzative.
- Comprovata capacità di gestire e monitorare personale diversificato in più sedi.
- Familiarità con i requisiti di gestione finanziaria dei principali donatori istituzionali e comprovata capacità di preparare le relazioni finanziarie dei donatori (AICS, UE)
- Dimostrata capacità di lavorare in ambienti stressanti e sotto pressione.
- Ottima conoscenza della lingua inglese.
- Ottima conoscenza della lingua amarica.
- Elevata competenza con la suite Microsoft Office, in particolare Excel.
Requisiti desiderati
- Il possesso di un MBA o di un Master in un campo correlato è un forte vantaggio.
- L’esperienza in materia di logistica, approvvigionamento e sicurezza è un grande vantaggio.
- Una precedente esperienza lavorativa in Etiopia è un plus.
- L’esperienza maturata nell’ambito di progetti finanziati dall’AICS e dall’UE è un plus.
- La conoscenza della lingua italiana è un plus.
Come candidarsi:
Questa posizione è aperta a candidati nazionali ed espatriati. Le persone interessate e qualificate, con l’esperienza richiesta, sono invitate a presentare la loro candidatura a risorseumane@cefa.ong; cc: f.ponti@cefa.ong
Oggetto dell’email: Country Admin – CEFA Etiopia
L’applicazione deve includere TUTTI i seguenti elementi:
- CV aggiornato, con autorizzazione firmata al trattamento dei dati personali, inclusi 3 contatti di riferimento da precedenti datori di lavoro specificando email e numero di telefono (saranno accettate solo email ufficiali/dell’organizzazione);
- Lettera di presentazione (massimo 1 pagina).
Si prega di notare che verranno contattati solo i candidati selezionati.
La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. 903/77).
A causa dell’urgenza di ricoprire questa posizione, le candidature ricevute saranno riviste su base continuativa e la Direzione potrà chiudere il posto vacante prima della scadenza indicata non appena verrà identificato il candidato idoneo.
ENGLISH VERSION:
COUNTRY ADMIN CEFA ETHIOPIA
CEFA – the European Committee for Training and Agriculture (Comitato Europeo per la Formazione e l’Agricoltura) is an Italian NGO, which was established in 1972 and is currently active in 10 countries across Africa and Latin America. CEFA lays its foundation on the principles of solidarity and cooperation between the different regions of the world in the name of Justice, Human rights and peace. CEFA believes in the development of communities and local institutions, aiming to improve families’ living conditions and communities’ economies through capacity building, awareness raising and advocacy for the protection of vulnerable people and their fundamental human rights.
Starting date: June 2025
Deadline for applications: 15/05/2025
Contract duration: 1 year renewable,
Duty station: Addis Abeba, Ethiopia
Report to: Country Representative (RC) and Italy HQ
Objectives and general characteristics
The COUNTRY ADMIN is in charge of the overall administrative and financial management of CEFA Ethiopia.
(S)he supports the Country Representative and Program Manager to ensure proper financial management of the Country missions and the projects.
As a key member of the Coordination Team, the post holder will be required to ensure the regional finance management, HR management, administration and logistics are in line with internal HR policies and guidelines and local legislation.
(S)he ensures program quality and compliance to the internal and donor’s standards.
(S)he supports and coordinates the procurement/logistic department, marketing and funding processes of the program, through management of funding proposals (BFU, forecast) and of timely and accurate financial reports.
(S)he supports the Country Representative and the Program Manager in the preparation of agreements setting the relationships between CEFA, local authorities, partners or other organizations for the implementation of the projects. Moreover (S)he ensures the correct administrative application of the agreements, including the handover procedures.
(S)he reports to the Country Representative and to the Desk officers in HQ.
(S)he supervises the administrative department in Ethiopia (5 people)
Areas of Responsibility
Administrative Organization
- In accordance with the Country Representative and following the internal procedures, (s)he recruits, supervises and evaluates the administrative and support staff, ensuring that the local staff assigned to him/her meet the requirements of professionalism and reliability necessary for the performance of their work.
- (S)he ensures the application of the general organizational guidelines, policies and procedures adopted by CEFA at the Coordination office and at the field offices. To this aim, (s)he supports the Country Representative and Program Manager providing adequate technical assistance and appropriate monitoring of the field administration and finance, also through regular field visits as required.
- (S)he ensures in every area of management the respect of the local law.
Book-keeping, Finance and Budgeting
- (S)he ensures the preparation of the Annual Financial Statements and audit and its certification. (S)he is the contact person for the external auditors and ensures the flow of information to the HQ.
- (S)he ensures the proper management of the bank accounts and contracts with local banks.
- (S)he supervises and verifies the monthly cash/bank flow and bookkeeping journals (Prima Nota) for all projects and coordination in a timely manner according to CEFA procedures and guidelines.
- Based on information provided by the Country Representative and Program Manager, (s)he ensures the preparation and management of cash flows and budget follow up for the Coordination Office costs and supports the Program Manager and Project Managers in doing the same for each project.
- (S)he guarantees correct and proper management of the administration archives, paper and digital according to CEFA procedures.
- (S)he Checks and in coordination with the Country representative and Program Manager approve all fund requests coming from the PMs against the available budget and send them to HQ.
- (S)he prepares and follow up Project Audits and General CEFA Audit.
Project management
- (S)he ensures the preparation of financial reports, interim and final, according to the contracts signed with the Donors and CEFA’s internal procedures.
- (S)he supports the Country Representative in preparing the budget for new projects, and the Program Manager for budget revision, amendments and NCEs, for on-going contracts.
- (S)he supports the Country Representative and Program Manager in monitoring the expenses by providing them with periodic follow up and forecasts.
- (S)he manages and verifies on a monthly basis the Country cash flows identifying the resources to cover structure and support staff costs from the different project budgets and share it with the Country Representative and HQ.
- (S)he supports the Country Representative and Program Manager in planning the annual financial reporting and in identifying the project financial needs.
Human resources management, legal compliance
- (S)he revises staff contracts in cooperation with the Country Representative and Program Manager and ensures compliance with the local legislation and CEFA Policies and Procedures.
- (S)he manages directly all administrative staff (procurement/logistic) and conducts performance appraisals and periodic reviews as per CEFA policies and procedures.
- (S)he ensures compliance of the legal obligations related to CEFA presence in the country like the NGO registration with relevant authorities, taxation, predispositions of agreements with Authorities and Local Partner, obtaining work permits or other matters for expatriate staff or volunteers.
- (S)he reviews the contracts for signature highlighting to the Country Representative any points of concern or discrepancies from the Countries’ law.
- (S)he ensures the proper administration management of local and expatriate staff (including Visas, work permits, annual returns etc.) in accordance with local legislation and CEFA procedures.
- (S)he guarantees a correct and proper management of the HR folders and archive, paper and digital, for all staff according to CEFA HR procedures.
- (S)he ensures the management of the health scheme for all staff according to CEFA HR Policy.
Purchasing and Logistics
- (S)he oversees the administration, supervision and management of assets acquired by CEFA.
- (S)he Analyzes all the projects’ procurement rules and general conditions and ensures that CEFA’s procedures are in line with them.
- (S)he oversees contracts stipulation and purchase transactions of goods and services complying strictly with donor and CEFA requirements, both at project and Coordination office level.
Management Control
- (S)he makes sure that all administration and financial procedures are followed by all admin, logistic and program staff.
- (S)he ensures the elaboration of the country budget on the basis of information provided by the Country Representative and Program Manager
- (S)he ensures the preparation of periodic internal expenses follow up for internal use in line with CEFA requirements.
- (S)he ensures the systematic monitoring of the accountancy to enable a proper process of management control.
- (S)he trains admin/logistic staff on anticorruption, and risk management and reduction procedures.
The Country Admin is available to perform any additional duties required by the Country Representative and HQ Desk Officers in line with the profile.
Mandatory Requirements
- University level degree in public administration, business, economics, financial management, political sciences, cooperation and development or another relevant field
- A minimum of 5 years of financial management, grants management, or similar experience.
- At least 3 years’ experience in a Country Admin or Head of Finance position or role with similar management level and responsibilities.
- At least 3 years of demonstrated successful experience in international relief, cooperation and development sector in a similar position is required.
- Demonstrated effective verbal and written communication, negotiation skills, multi-tasking and organizational skills.
- Proven ability to manage and monitor diverse staff in multiple locations.
- Familiarity with major institutional donor’s financial management requirements and proved ability to prepare donor’s financial reports (AICS, EU)
- Demonstrated ability to work in stressful environments and under pressure.
- Fluency in English
- Fluency in Amharic language
- High proficiency with Microsoft Office Suite, particularly Excel
Desired Requirements
- Possession of MBA or Master in a related field is a strong plus.
- Experience in logistics, procurement and security matters is a strong advantage.
- Previous work experience in Ethiopia is a plus
- Experience in working on AICS and EU funded projects is a plus
- Knowledge of Italian language is a plus.
How to apply:
This position is open to national and expatriates’ applicants. Interested and qualified persons, with the required experience are invited to submit their application to risorseumane@cefa.ong; cc: f.ponti@cefa.ong
Email subject: Country Admin – CEFA Ethiopia
Application to include ALL of the following:
- Updated CV, with signed authorization to process personal data, including 3 reference contacts from previous employers specifying email and telephone number (only official/organization emails will be accepted);
- Cover letter (1-page maximum).
Please note only shortlisted candidates will be contacted.
The selection respects the principle of equal opportunities (L. 903/77).
Due to the urgency of filling this position, the applications received will be revised on a rolling basis and the Management can close the vacancy before the indicated deadline as soon as the suitable candidate is identified.
