VIS – Responsabile Amministrativo – Angola

VIS sta selezionando un/a Responsabile Amministrativo da inserire nella sua operatività in Angola. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Co.co.co. Scadenza candidature 01/04/2024

Ruolo: Amministratore Paese

Paesi: Angola

Data di partenza: Il prima possibile

Durata: 12 mesi (rinnovabili)

Referenti: Desk Amministrativo sarà il referente funzionale e il Rappresentante Paese (RPL) sarà il referente gerarchico nel paese.

Descrizione del VIS:

VIS – Volontariato Internazionale per lo Sviluppo è un’organizzazione non governativa che si occupa di cooperazione allo sviluppo e solidarietà internazionale. È inoltre un’agenzia educativa che promuove e organizza attività di sensibilizzazione, educazione, formazione per lo sviluppo e la cittadinanza globale.

Il VIS è nel Paese dal 1991, cooperando principalmente nell’area di Luanda e nelle zone limitrofe alla capitale, portando avanti progetti grazie principalmente ai finanziamenti della Commissione Europea.
Grazie a finanziamenti pubblici e privati il VIS opera nei seguenti settori di intervento: Child and youth protection, Rafforzamento delle Organizzazioni della società civile (OSC) e degli altri attori di sviluppo, Emergenza.
Nel Paese, il VIS collabora con i Salesiani di Don Bosco nell’implementazione di progetti, volti alla promozione della salute, dell’alfabetizzazione, dell’educazione di base e della formazione professionale delle fasce della popolazione in condizioni di vulnerabilità. L’obiettivo principale è rafforzare il sistema educativo, attraverso l’attivazione di corsi di formazione e l’integrazione dei giovani nel mercato del lavoro locale.

Dal 2021 il VIS è presente anche a Cabinda con il “Progetto Integrato Cabinda”, che consolida le azioni già avviate dai Salesiani di Don Bosco, in particolare attraverso la creazione di un Centro di Formazione Professionale aggiuntivo.

Finalità del ruolo:

Il/La Responsabile Amministrativo ha la finalità di:

garantire la corretta, trasparente ed efficace gestione amministrativo-contabile dei progetti nel paese di riferimento.
garantire l’efficiente organizzazione degli uffici locali dal punto di vista logistico, della gestione amministrativa e del personale locale.

Attività da realizzare:

Il/la Responsabile Amministrativo sarà responsabile delle seguenti attività:

Elaborare il piano finanziario dei progetti, in accordo con il Desk Amministrativo e Rappresentante Paese Loco (RPL), raccogliere eventuali preventivi e valorizzazioni in loco.
Contribuire alla formulazione delle richieste invii in loco, del Rappresentante Paese Loco (RPL).
Garantire una corretta gestione dei documenti amministrativi e contabili dei progetti, anche quella richiesta dai revisori e dal donatore;
Assicurare una corretta gestione delle casse, dei conti correnti bancari e della relativa riconciliazione su base mensile;
Aggiornare e controllare la PN loco, tramite gestionale (SQUARE) e inviare al Desk Amministrativo gli estratti c/c/b & casse, riconciliazione.
Assicurare una corretta gestione amministrativa dello staff nazionale (salari, contratti, ferie, permessi…);
Assicurare la gestione diretta e la formazione dello staff amministrativo nazionale.
Monitorare in collaborazione con l’RPL/Project Manager l’andamento economico-finanziario dei progetti, elaborando piani finanziari, piani per gli acquisti e segnalando eventuali scostamenti dal budget approvato.
Predisporre la documentazione necessaria per l’attuazione di procedure previste per acquisti e lavori (preventivi, tender, affidamenti, ecc).
Elaborare i report finanziari intermedi e finali, sotto la supervisione del Desk Amministrativo e in raccordo con RPL/PM. In caso di donatore in loco, gestione delle relazioni con auditor, presentazione del rendiconto e invio a integrazioni e modifiche richieste dal donatore di concerto con RPL/PM e Desk Amministrativo.
Tenere costantemente aggiornato l’inventario di tutti i beni di proprietà del VIS ed eventualmente gestire le scorte in un magazzino appropriato, evitando il danneggiamento dei beni stoccati.
Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei fornitori locali affidabili e dei contratti stipulati con i fornitori, affinché possa essere utilizzato durante la procedura di acquisto di beni e servizi.
Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei contatti dello staff espatriato e locale della Missione, in tutte le basi nel Paese, e inviarlo alle Risorse Umane ad ogni aggiornamento.

Requisiti

Conoscenze:

Laurea in Scienze Economiche, Management, Scienze Politiche e Relazioni Internazionali, o altri settori affini/rilevanti
Buona conoscenza di Excel e di applicativi di contabilità
Buona conoscenza della lingua italiana, inglese e portoghese scritta e parlata

Competenze:

Pregressa esperienza di gestione amministrativo-contabile di progetti di cooperazione allo sviluppo di almeno 2 anni;
Esperienza pregressa di lavoro in progetti di cooperazione allo sviluppo in Africa subsahariana;
Esperienza pregressa di rendicontazione finanziaria di progetti finanziati da donatori istituzionali.
Conoscenza delle procedure di acquisto dei principali donatori istituzionali (AICS, UE, ECHO, IOM).

Capacità

Capacità di supervisione e di monitoraggio degli aspetti economico-finanziari
Capacità di coordinamento e supervisione staff locale in accordo con le leggi vigenti nel paese;
Capacità di formare il personale locale attraverso il learning-by-doing (training on the job)
Capacità di reazione agli imprevisti;

Dimensione psico-attitudinale: