MISSIONE CALCUTTA sta selezionando un/a Responsabile Amministrativo e Procurement da inserire nella sua operatività in Ucraina. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Altro Scadenza candidature 09/01/2024
Titolo della proposta di progetto: “Health care for safety and rehabilitation”
Paese di realizzazione: Ucraina (regioni di Kharkiv, Zakarpattia e Ivano-Frankivs’k ).
Soggetto/i proponente/i: Missione Calcutta Associazione Onlus, capofila e mandatario, FOCSIV ETS, Fondazione Aiutiamoli a Vivere, enti proponenti mandanti
Durata incarico: 12 mesi
Referente: Coordinatore Progetto
Obiettivo:
Il candidato, personale espatriato, con base a Ivano-Frankivsk, si occuperà dell’implementazione e del monitoraggio degli aspetti amministrativi e finanziari concernenti le attività di progetto in capo a MCO e a tutti i partner internazionali e/o locali, nonché di valutare e analizzare gli aspetti contabili dei report finanziari da presentare al donatore, secondo le regole dell’AICS. Il Responsabile Amministrativo e Procurement sarà responsabile della gestione delle operazioni finanziarie complessive, del procurement (processo di approvvigionamento dei beni, servizi e lavori), del monitoraggio delle spese, della rendicontazione e della gestione dei flussi di cassa, della preparazione dei bilanci, in supporto al Capo Progetto.
Principali responsabilità:
Il Responsabile Amministrativo e Procurement Officer si occuperà di:
• Preparare rapporti finanziari mensili e trimestrali da presentare al Capo Progetto, secondo le regole dell’AICS;
• Monitorare le spese, prevedere e riferire tempestivamente, secondo le proiezioni dei flussi di cassa e in conformità con le linee guida in materia di gestione finanziaria;
• Preparare e presentare le richieste di pagamento al Capo Progetto;
• Preparare e aggiornare i rendiconti dei flussi di cassa;
• Garantire la conformità, rispettando le regole del donatore, e i requisiti di rendicontazione finanziaria;
• Assicurarsi che il personale rispetti le linee guida finanziarie e i livelli di approvazione;
• Esaminare lo strumento di monitoraggio finanziario mensile per garantire il controllo e la gestione del budget;
• Interfacciarsi con le risorse umane e la logistica su vari elementi e processi finanziari relativi alle attività del progetto;
• Verificare con attenzione le spese e i pagamenti a fornitori in base ai piani e ai processi di approvvigionamento approvati, alle richieste di acquisto e agli ordini di acquisto;
• Responsabile dell’utilizzo, del flusso e dell’archiviazione di moduli e documenti numerati durante le transazioni;
• Supportare il team gestionale nella preparazione del budget e nella eventuale rielaborazione in base ai possibili cambiamenti nei piani del progetto;
• Consolidare i rapporti finanziari ai fini della rendicontazione da presentare al per l’uso da parte del contabile del donatore nella preparazione dei rapporti finanziari del donatore
• Preparare le buste paga mensili e tutte le indennità relative secondo le dichiarazioni di legge;
• Assicura l’attuazione delle procedure d’approvvigionamento;
• Redigere e aggiornare periodicamente il Procurement Plan (predisposto dai vari partner internazionali di progetto) utile a categorizzare e differenziare le diverse modalità d’acquisto in linea con quanto stabilito dalle regole del donatore e in conformità con le procedure di MCO;
• Preparare un calendario annuale per la pianificazione delle procedure d’acquisto;
• Implementare il processo d’approvvigionamento in ogni fase:
– predisposizione dei documenti (Lettera d’Invito e Contratti);
– individuazione e invito dei fornitori;
– valutazione delle offerte e analisi comparativa;
– eventuale negoziazione;
– stipula dei contratti di fornitura.
• Monitorare il rispetto delle clausole contrattuali in collaborazione con i dipartimenti interessati;
• Garantire una continua mappatura del mercato locale e la valutazione dei fornitori disponibili, verificando la sussistenza dei requisiti qualitativi, logistici e finanziari, al fine di implementare una Vendor List all’interno della quale individuare i soggetti da invitare alle procedure di affidamento delle forniture;
• Archiviare correttamente tutti i documenti di gara, in collaborazione con il capo progetto;
• Adempiere a qualsiasi altro compito assegnato dalla direzione e che corrisponda in generale alle caratteristiche di questa posizione.
REQUISITI
Conoscenze:
• Laurea in Discipline Economiche o affini, conseguita da almeno 3 anni;
• Laurea magistrale/Master in Management, Procurement o equivalente, conseguita da almeno 5 anni, costituirà un plus;
• Una certificazione professionale in contabilità costituirà ulteriore requisito preferenziale;
• 3 anni di esperienza professionale;
• Esperienza professionale in un contesto di ONG sarà considerato un vantaggio;
• Capacità di calcolo e buone competenze informatiche;
• Pregressa esperienza nella gestione delle procedure d’acquisto (sopra i 60 mila euro) di almeno 2
anni continuativi;
• Consolidata conoscenza delle procedure d’acquisto dei maggiori donatori internazionali (ECHO, UN OCHA, UE)
• Familiarità con la legislazione dei regolamenti relativi agli appalti;
• Comprensione dei termini e delle condizioni contrattuali standard per mitigare il rischio legale;
• Ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolare Microsoft Excel;
• Ottima conoscenza della lingua ucraina scritta e parlata;
• Conoscenza fluente dell’inglese scritta e parlata (livello C1).
Competenze:
• Capacità di stabilire le priorità di lavoro per rispettare scadenze con una supervisione minima e di adattarsi a situazioni in costante cambiamento, mantenendo l’attenzione rispetto alle tempistiche e l’efficienza del lavoro assegnato;
• Buona capacità di pensiero analitico e concettuale, con un comprovato approccio proattivo;
• L’aver maturato esperienza nella gestione degli acquisti sul campo costituirà un plus;
• Eccellenti doti negoziali e capacità di relazione e gestione dei fornitori;
• Attenzione ai dettagli ed eccellenti capacità di comunicazione.
Capacità tecniche e psico-attitudinali:
• Ottime capacità comunicative e interpersonali;
• Buone capacità analitiche e di risoluzione dei problemi;
• Solide capacità organizzative e capacità di lavorare in autonomia;
• Capacità di lavorare in team e di confrontarsi con contesti multiculturali;
• Affidabilità, puntualità e riservatezza.
I candidati e le candidate interessati possono presentare la propria candidatura inviando all’ indirizzo e-mail ucraina@missionecalcutta.it la seguente documentazione, indicando nell’ooggetto della mail “Responsabile Amministrativo e Procurement_Lotto 2_Ucraina”:
• CV aggiornato in italiano e/o inglese con l’autorizzazione al trattamento dei daN personali (Reg. UE 2016/679 – GDPR).
• Lettera motivazionale in italiano/inglese che riporti in modo chiaro e sintetico perché si ritiene la propria candidatura in linea con la posizione offerta e almeno 2 referenze complete (nome, cognome, ruolo, e- mail e numero di telefono).
Scadenza invio candidature: 9 gennaio 2024.
