HELPCODE ITALIA sta selezionando un/a Desk amministrativo progetti Italia/estero da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Co.co.co. Scadenza candidature 10/09/2023
HELPCODE cerca una figura di desk amministrativo dedicato ai progetti Italia/estero da inserire nel proprio organico presso la sede di Genova
Descrizione del ruolo
La figura sarà inserita nel team guidato dal Responsabile amministrativo e si occuperà delle seguenti mansioni:
- supervisionare la predisposizione dei budget annuali per gli uffici esteri di propria competenza, monitorarne l’andamento e la coerenza delle spese con i budget approvati verificando l’impatto finanziario sull’associazione ed il rispetto delle politiche associative;
- controllare mensilmente la contabilità dei progetti esteri di propria competenza monitorando l’avanzamento della spesa e la sua coerenza con i budget approvati e fornire all’Ufficio Progetti le indicazioni di riferimento
- predisporre il consuntivo annuale (rendiconto annuale) e previsionale di spesa per tutte le attività Italia o estere dell’Associazione per il/i paese/i di propria competenza, fornendo alla Contabilità Italia le informazioni utili per la chiusura del bilancio associativo
- predisporre i rendiconti dei progetti finanziati da donatori istituzionali nel rispetto dei termini e delle procedure dei donatori stessi e di Helpcode;
- predisporre un quadro generale di sintesi con principali dati di ciascun progetto gestito (budget, cofinanziamento, durata, data di partenza e scadenze dei rendiconti);
- garantire la riconciliazione delle banche dedicate ai progetti di propria competenza;
- analizzare i budget dei progetti di propria competenza presentati alla sede per verificare l’impatto finanziario sull’associazione e la coerenza degli stessi con le politiche finanziarie associative in vigore;
- predisporre un piano di cash flow annuale ed una pianificazione finanziaria mensile per ciascuna sede estera di propria competenza sulla base delle indicazioni ricevute dal Direttore Progetti e fornire alla Contabilità Italia le conseguenti indicazioni utili alla predisposizione dell’invio dei fondi alle sedi estere;
- supportare per gli aspetti amministrativi e finanziari lo staff espatriato nella rendicontazione periodica;
- partecipare alla selezione del personale amministrativo per le sedi estere identificando il profilo della persona richiesta, intervenendo nei colloqui di selezione, coordinando la formazione e l’inserimento della risorsa selezionata;
- formare lo staff espatriato sulle funzionalità del software amministrativo, sulle regole amministrative, contabili, finanziarie dell’Associazione. Fornire documentazione di supporto, consulenza tecnica costante;
- verificare l’applicazione delle procedure amministrative con missioni di verifica sul campo;
- contribuire con il responsabile amministrativo e quello della compliance alla emissione di procedure operative per la gestione amministrativa nelle sedi estere;
- gestire l’archiviazione di contratti e documenti amministrativi e contabili per le attività estere; definire linee guida per la gestione degli archivi nelle sedi estere;
- gestire i rapporti con i fornitori dei software amministrativi per la gestione delle attività estere e curare il costante adeguamento degli applicativi alle esigenze ed agli standard associativi;
- predisporre strumenti e linee guida per l’interazione della contabilità di progetto nella contabilità generale dell’associazione (es: format per: inventari attrezzature, gestione acconti stipendi percepiti in loco, etc);
- supportare lo staff espatriato fornendo manualistica e bibliografia tecnica di supporto;
- perseguire costantemente il coordinamento con le altre funzioni dell’Associazione con l’obiettivo di garantire una completa e trasparente informazione relativamente all’impiego dei fondi raccolti;
- garantire una buona gestione della comunicazione, favorendo il lavoro d’equipe e il trasparente passaggio delle informazioni all’interno dell’ufficio centrale, verso gli uffici esteri e tra di essi, favorendo la crescita dello spirito associativo e la diffusione delle buone pratiche.
Competenze richieste
- Laurea in economia o diploma in ragioneria
- 3 anni di esperienza nel settore
- Conoscenza di programmi di contabilità (Np Solution Square preferenziale)
- Conoscenza del pacchetto office, in particolar modo Excel
- Conoscenza della lingua Inglese parlata e scritta e altra lingua (preferenziale)
- Capacità di problem solving
Inquadramento contrattuale: Co.co.co. 1 anno, rinnovabile per un altro anno
Sede di lavoro: Genova.
Per candidarsi
Inviare una mail a recruitment@helpcode.org con il proprio CV entro il 10 settembre indicando in oggetto il codice “DAPE23” unitamente ad una lettera di presentazione che esprima le motivazioni della candidatura e i punti di forza del profilo in relazione alle caratteristiche richieste.
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