EMERGENCY ONG ONLUS sta selezionando un/a Purchasing Officer da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 30/06/2023
Il/la Purchasing Officer sarà inserito/a all’interno dell’Ufficio Acquisti presso la Sede di Milano.
Riporterà direttamente alla Responsabile dell’Ufficio Acquisti. Si interfaccerà quotidianamente con i responsabili dell’approvvigionamento di materiale sanitario e biomedicale, con i responsabili dell’Ufficio Tecnico e Logistico del Field Operations Department (FOD) e con gli altri uffici competenti, allo scopo di allineare puntualmente necessità e scadenze.
Nel rispetto della policy fornitore sulle condizioni di pagamento, la figura si interfaccerà con il Dipartimento Amministrativo per la gestione amministrativa degli acquisti.
Per la gestione della logistica degli acquisti la figura si interfaccerà con i colleghi del magazzino e logistica verificando la documentazione sulle pratiche di spedizioni.
PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ
Il/la Purchasing Officer dovrà:
- Gestire autonomamente l’intero processo della catena di approvvigionamento di beni e servizi destinati al territorio nazionale ed estero.
- Garantire tutte le operazioni necessarie alla corretta e puntuale gestione degli ordini all’interno dell’ufficio acquisti.
- Emettere ordini d’acquisto ed eseguire in gestione ordinaria il follow up degli ordini.
- Prevenire, rilevare e risolvere criticità sul flusso di ciascun ordine.
- Governare il flusso della delivery time verso i progetti localizzati nei paesi esteri.
- Verificare e assicurare la compliance degli acquisti con la procedura di EMERGENCY e le relative linee guida.
- Verificare e assicurare il rispetto delle procedure interconnesse verso altri uffici collegati.
- Garantire il rispetto delle condizioni contrattuali per ordini di servizio e di merce.
- Manutenere la vendor list verso i cambi di stato di rating finanziari e di qualità.
- Monitorare la performance del fornitore.
È richiesta la gestione e/o il supporto all’attività di gare d’appalto e delle procedure negoziate in collaborazione con i colleghi d’ufficio: dalla preparazione della procedura negoziata, della documentazione d’invito, del controllo delle offerte e relative comparative, dei documenti ricevuti fino all’affidamento delle forniture al candidato prescelto.
Gli ordini d’acquisto di beni riguardano categorie di articoli quali: farmaci, consumabile sanitario macchinari e consumabili biomedicali, arredi ospedalieri, materiale tecnico, materiale di costruzione, beni di consumo come tessili, informatici, alimentari e gadget per vendita e-commerce. La categoria medicale costituisce l’acquisto di merce prevalente.
Gli ordini d’acquisto relativi ai servizi riguardano: incarichi e contratti dei dipartimenti Field Operations, Comunicazione, Raccolta Fondi, Coordinamento Volontari e Servizi Generali.
In particolare le attività di cui il/la Purchasing dovrà prendersi carico sono le seguenti:
- Aggiorna anagrafiche articoli e fornitori esistenti,
- Richiede e manutiene contratti, listini prezzi e offerte dedicate,
- Richiede ai fornitori e fornisce offerte d’interesse ai singoli richiedenti di riferimento;
- Processa richieste di approvvigionamento e crea l’ordine verificando la correttezza dei dati,
- Controlla le condizioni di fornitura e inserisce nell’ordine tutte le informazioni relative ai codici di finanziamento con specifici vincoli e quelle relative ad accordi e contratti che regolano l’acquisto. Gestisce gli ODA dei progetti finanziati con particolare cura,
- Inserisce e gestisce tramite software gestionali i contratti di servizio secondo i termini contrattuali stabiliti dal Responsabile dell’Ufficio Acquisti;
- Assicura il corretto iter dell’ordine di acquisto (dall’emissione fino alla ricezione nel magazzino in Italia e per consegne dirette al progetto) e il rispetto delle tempistiche in esso contenute,
- Verifica che la merce sia accompagnata dalla corretta documentazione doganale necessaria per lo sdoganamento in loco,
- Svolge un ruolo d’ interfaccia tra richiedente e fornitore nella gestione delle problematiche derivanti dagli scostamenti rilevati dall’ufficio logistica, sia in ordine alla qualità del prodotto sia alla quantità e tipologia di quanto acquistato,
- Supporta i richiedenti e la logistica nell’organizzazione delle spedizioni, raccogliendo e condividendo informazioni relative ai tempi di consegna della merce ordinata ed elaborando periodicamente una reportistica;
- Osserva scrupolosamente le regole sulla gestione dell’archivio digitale e lo esegue con diligente puntualità, in particolare quello relativo ai propri ordini in gestione e alle aree comuni avvalendosi delle linee guida relative,
- Effettua analisi e reportistica a supporto della propria attività ed elabora record di analisi aggiuntivi su richiesta del proprio Responsabile;
- Negozia con il fornitore le migliori condizioni d’acquisto e verifica che siano state espresse correttamente le condizioni contrattuali e le garanzie d’acquisto, collaborando con la Direzione dei dipartimenti;
- Esegue in gestione ordinaria il monitoraggio delle performance dell’ufficio e dei fornitori, al fine di garantire gli standard qualitativi;
- Opera in collaborazione del Responsabile e del Coordinatore dell’area gare in attività di preparazione, controllo documentazione e presidio della casella di posta certificata e corrispondenza con i candidati e i tecnici di riferimento.
REQUISITI SPECIFICI
- Diploma e/o Laurea ad indirizzo economico-amministrativo o Ingegneria Gestionale
- Esperienza pregressa minima 5 anni nell’ambito acquisti
- Buona conoscenza della lingua inglese (livello minimo B2)
- Gradita conoscenza delle problematiche legate all’esportazione di beni
- Approfondita conoscenza del pacchetto Office, in particolare Excel
- Familiarità con software gestionali aziendali, Business Central, SAP e affiniESA, Business Central, SAP e affini)
- Capacità di negoziazione e trattativa commerciale
- Predisposizione al lavoro in team e spiccata flessibilità
- Buone capacità organizzative, metodo e precisione
- Problem solving.
Completano il profilo buone doti relazionali e comunicative, proattività, passione per il proprio lavoro, spirito di curiosità e capacità di ascolto.
