EMERGENCY ONG Onlus sta selezionando un/a Administration Manager – Desk da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Scadenza candidature 31/07/2022
Administration Manager | Desk – Italia
LINGUE RICHIESTE Italiano ed inglese
TIPOLOGIA DI CONTRATTO Contratto a tempo determinato (1 anno)
REQUISITI FONDAMENTALI Esperienza in ambito amministrativo/contabile di almeno 3 anni; ottima padronanza di Excel.
Il Desk amministrativo del Field Operations Department (FOD) è responsabile della gestione amministrativa e contabile di tutti i progetti di EMERGENCY. L’Administration Manager risponde direttamente all’HR & Administration Coordinator ed è il diretto responsabile dell’Administration Officer. A lui/lei riportano funzionalmente i Field Administrator e i Country Administrator dei diversi progetti di EMERGENCY.
La figura ricercata avrà un ruolo di raccordo tra l’amministrazione dei progetti e quella centrale (HQ), al fine di garantire il rispetto delle procedure amministrative dell’Organizzazione e dei donors. Sarà il punto di riferimento per i field administrator delle missioni nonché per i diversi Desk del FOD che necessitano di supporto in ambito amministrativo.
PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ
L’Administration Manager:
- In stretta collaborazione con HR & Administration Coordinator, si occupa della redazione del budget e dei forecast dei progetti, nonché del controllo dei rispettivi costi;
- Ha un ruolo di raccordo con l’amministrazione centrale, per garantire la conformità della contabilità dei progetti ai principi contabili applicati dall’Organizzazione;
- Collabora con il Dipartimento HR&Administration del FOD, fornendo supporto per i calcoli inerenti all’amministrazione del personale locale (salari, fiscalità, impatto di eventuali adeguamenti salariali sul budget di progetto)
- Verifica i requisiti del software di contabilità dei progetti e segnala al Dipartimento Data Analysis le nuove esigenze contabili che dovessero emergere, valutandone le possibilità di sviluppo;
- Verifica e predispone gli invii dei fondi per garantire la liquidità nei progetti;
- È responsabile della Selezione e della Pianificazione del personale amministrativo espatriato, in stretta collaborazione con il Dipartimento HR. Partecipa ai momenti di briefing e debriefing del personale amministrativo dei progetti;
- Svolge missioni all’estero di monitoraggio, per eventuale copertura ferie dei field administrator, per supportarli durante la fase di audit o per accompagnare le prime missioni sul campo formandole ed introducendole al progetto;
- Supporta i field administrator nella produzione di reportistica richiesta dai donatori o dagli enti governativi.
Con il supporto dell’Administration Officer e monitorandone le sue attività:
- Verifica la conformità e correttezza delle prime note mensili dei progetti;
- Fornisce supporto al personale amministrativo dei progetti nello svolgimento delle loro mansioni;
- Verificare la correttezza della documentazione inviata dai progetti alla sede;
- Verifica la corretta applicazione delle procedure amministrative interne e dei diversi donatori;
- Garantisce la corretta archiviazione digitale (e cartacea, ove presente) della documentazione amministrativa di progetto.
REQUISITI SPECIFICI
- Laurea in discipline economico-contabili;
- Pregressa esperienza di almeno 3 anni in un ruolo amministrativo senior, maturata in progetti umanitari;
- Esperienza in preparazione di reports economico finanziari;
- Ottima padronanza di Excel;
- Conoscenza intermedia della lingua inglese (livello minimo B2);
- Ottime capacità organizzative e proattività nella risoluzione di problemi;
- Precisione, attenzione al dettaglio ed approccio metodico alla gestione del lavoro;
- Motivazione a lavorare in ambito umanitario e condivisione dei valori e della mission di EMERGENCY.
REQUISITI PREFERENZIALI
- Conoscenza delle procedure amministrative dei principali donatori (ECHO, EU, AICS);
- Conoscenza di software contabili costituisce un plus;
DISPONIBILITÀ RICHIESTA
Richiesta disponibilità minima di un anno. La sede di lavoro è Milano ma è richiesta la disponibilità del candidato/a ad effettuare trasferte sui progetti ove richiesto.
Link: https://www.emergency.it/posizioni-lavorative/administration-manager-desk/
