Come funziona OPSYS, il nuovo sistema informativo per la gestione dei progetti europei

Nelle scorse settimana abbiamo iniziato a presentare alcune novità importanti che stanno arrivando dal fronte della Commissione Europea sulla trasformazione digitale nel mondo della gestione dei programmi e progetti europei di cooperazione internazionale. La Commissione infatti sta lavorando da diversi anni ormai alla strutturazione di un sistema integrato di gestione delle informazioni basato sul web denominato “SEDIA (Single Electronic Data Interchange Area) F&T Portal (OPSYS)” che vedrà la sua reale entrata in operatività tra la fine del 2021 e il 2022.

Ci eravamo lasciati promettendovi un ulteriore approfondimento sui vari strumenti che progressivamente verranno resi operativi all’interno di questo nuovo ecosistema informativo. Eccoci allora con un approfondimento che ci aiuterà a capire meglio che cos’è OPSYS (“Operational System”), il nuovo sistema informativo che sarà utilizzato dalla Commissione Europea per tutti i programmi della famiglia RELEX. Questo ecosistema informativo segna un cambiamento importante a livello operativo oltre che culturale nel modo in cui funzionano e funzioneranno in futuro gli aiuti dell’Unione. Il portale infatti viene dovrebbe favorire una modalità di erogazione dei fondi della cooperazione più trasparente e basata sui risultati oltre che permettere agli operatori del settore una pianificazione, gestione e follow-up più efficienti delle azioni che vengono implementate grazie agli aiuti della UE.

OPSYS è uno sportello unico che racchiude tutto il portafoglio di azioni (progetti, programmi) e tutte le fasi del ciclo di progetto, dalla programmazione, alla valutazione all’audit. OPSYS integrerà le seguenti piattaforme già in utilizzo:

CRIS (Sistema Informativo Comune per le Relazioni Esterne)
ROM (Modulo di monitoraggio orientato ai risultati)
EVAL (Modulo di valutazione)
E-Procurement
PROSPECT (presentazione della domanda)
PADOR (iscrizione organizzazione)
Audit Grant Management
Gestione delle sovvenzioni
GIS

L’ecosistema OPSYS si interfaccia inoltre con:

ABAC (Sistema di Contabilità per Competenza)
ARES (Sistema Anagrafico Avanzato)
EAMR (Rapporto Gestione Assistenza Esterna)

Queste novità riguardano sia i contraenti che hanno un contratto in corso che i potenziali applicant che non hanno ancora un contratto con la Commissione. In entrambe i casi viene assegnato un Codice Identificativo Partecipante (PIC), questo numero di 9 cifre sarà l’identificatore univoco della propria organizzazione nel portale.

Le organizzazioni che hanno già un contratto in corso devono comunicare alla Commissione il PIC Management Team, ovvero nome, cognome e indirizzo e-mail personale del Contatto Coordinatore Principale (PCoCo) per ciascuno dei contratti/progetti/interventi al Management Team INTPA PIC. In questa fase di transizione le organizzazioni già firmatarie di almeno un contratto vengono progressivamente contattate dalla Commissione per procedere alla convalida dei PIC associati e per completare eventuali informazioni mancanti.

I pilastri di questo nuovo Sistema Operativo sono:

CENTRALITÀ DELL’UTENTE area di lavoro dell’utente, proprietà e ricezione di notifiche sulle attività, rappresentazione visiva dei progressi.
MIGLIORE TRASPARENZA accesso diretto a tutte le applicazioni
MIGLIORE PRODUTTIVITÀ generazione automatica di documentazione/contratti, firma digitale, risoluzione dei problemi più veloce.
MIGLIORE COLLABORAZIONE con partner interni ed esterni, massimizza il contributo IP, gli utenti esterni accedono al sistema
FOCUS SUI RISULTATI: focus strategico su risultati e performance, miglioramento di processo decisionale e monitoraggio.

L’ecosistema OPSYS è conforme a “EU for Results” ed è studiato per essere coerente con il monitoraggio e follow up della performance delle politiche e del bilancio dell’UE. Comprenderà quindi:

un Piano di gestione delle spese;
il Quadro dei Risultati (indicatori di risultato e di prestazione – catena di risultati del quadro logico, settori e stanziamenti trasversali, indicatori politici, posizione geografica).
La Gestione delle prestazioni dei progetti/programmi per raccogliere e monitorare i relativi indicatori chiave di prestazione (KPI).

Chi riguarda?

Appaltatore di un Contratto di Servizi, Lavori o Forniture;
Beneficiario di un Contratto di Sovvenzione (grant);
Contraente di un accordo di contributo;
Framework Contractor;
INTPA, NEAR o FPI.

Cosa è possibile fare oggi nell’ecosistema OPSYS?

Si accede all’ecosistema OPSYS tramite il Funding & Tender Opportunities Portal, l’unico punto di accesso per tutti i partner.

Per gli Utenti interni:

Gestione dei risultati tramite Logframe Management e Logframe e Indicatori (attualmente in fase di revisione).
Gestione dei contratti quadro: contratti specifici nell’ambito dei contratti SIEA2018, AUDIT2018, PSF2019, EVA2020 ed EVENTS2020.

Consulta qui la documentazione dedicata.

Per gli Utenti esterni:

Accesso all’ecosistema OPSYS tramite il Portale delle Opportunità di Finanziamento e di Appalto.
Registrazione dell’organizzazione e ottenimento di un codice identificativo del partecipante (PIC).
Individuazione dei bandi di gara dopo l’eliminazione graduale del sito EuropeAid. Avviso di pre-informazione (PIN) non obbligatorio.
Gestione dei risultati: codifica i dati dei frame di registro e indicatori (attualmente in fase di revisione).

È disponibile una guida per la gestione degli interventi.

Definizione dei ruoli nella piattaforma

Ogni organizzazione è chiamata a individuare le risorse umane che ricopriranno diversi ruoli nell’utilizzo della piattaforma e che quindi avranno diverse funzioni abilitate.

A livello di organizzazione:

LEAR: Il Legal Entity Appointed Representative è una persona indicata dalla organizzazione che viene validata dalla Commissione durante il processo di convalida della sua organizzazione attraverso la presentazione di alcune dichiarazioni di delega del legale rappresentante.
Account Administrator: il LEAR può delegare compiti a uno o più Account Administrator. Sebbene il LEAR mantenga la piena responsabilità, gli amministratori dell’account possono svolgere compiti per il loro LEAR. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di amministratori di account.
LSIGN (Firmatario legale) devono essere nominati per un’organizzazione dal LEAR o da un amministratore dell’account. Successivamente, possono essere assegnati a un particolare progetto da un coordinatore o da un contatto del partecipante. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di LSIGN.
FSIGN (Firmatario Finanziario) devono essere nominati per un’organizzazione dal LEAR o da un Account Administrator. Successivamente, possono essere assegnati a un particolare progetto da un coordinatore o da un contatto del partecipante. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di FSIGN.

A livello del singolo progetto/programma:

PCoCo: il referente di una specifica proposta nella fase di presentazione che sarà automaticamente riconosciuto dalla Commissione come Referente Coordinatore Principale.
PaCo: i contatti principali (Main Contacts) delle organizzazioni partecipanti identificate durante la presentazione della proposta diventeranno i contatti dei partecipanti (Participant Contacts) nella fase di preparazione di un contratto..
LEAR: il Legal Entity Appointed Representative è una persona indicata dalla organizzazione che viene validata dalla Commissione durante il processo di convalida della sua organizzazione attraverso la presentazione di alcune dichiarazioni di delega del legale rappresentante.
PLSIGN (Firmatario legale del progetto) è la persona che ha il diritto di firmare accordi di sovvenzione e modifiche per conto dell’organizzazione. Un’organizzazione può avere uno o più LSIGN per progetto.
PFSIGN (Firmatario Finanziario del Progetto) è la persona che ha il diritto di firmare i bilanci/rendiconti (Moduli C) per le sovvenzioni per conto dell’organizzazione gestita attraverso il sistema di scambio elettronico. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di FSIGN per progetto.

Una persona (= 1 account EU Login) può ricoprire contemporaneamente tutti i ruoli necessari (ad es. il proprietario di una PMI unipersonale può essere PCoCo, LEAR, PLSIGN e PFSIGN). I partner esterni definiscono i ruoli. Non vi è alcun intervento della Commissione nella definizione dei ruoli ad eccezione del LEAR e del Referente del Coordinatore Primario.

Quali sono i moduli disponibili attualmente nell’Ecosistema OPSYS?

Gestione dei risultati: Strumento centrale della metodologia PPCM e attualmente in fase di revisione. Non serve il Codice Identificativo del Partecipante (PIC): il responsabile operativo della Comunità Europea concede l’accesso al Lead Implementing Partner (LIP – partner esterno) via e-mail. La notifica viene inviata al LIP tramite il portale delle opportunità di finanziamento e di appalto e via e-mail.

Gestione dei contratti: Per contratti specifici nell’ambito di un contratto, ad esempio SIEA 2018, AUDIT 2018, PSF 2019 (FPI), EVA 2020, EVENTS 2020. PIC necessario: i Framework Contractors hanno registrato i loro profili nel portale F&T. Hanno ottenuto un PIC ufficiale e identificato un PCoCo.

Richiesta di supporto

Per supporto IT contatta lo Sportello Finanziamenti e Gare: EC-FUNDING-TENDER-SERVICE-DESK@EC.EUROPA.EU

Domande riguardanti PIC, nomina/revoca contatta il team di gestione del PIC: INTPA-PIC-MANAGEMENT@ec.europa.eu

Iscriviti a webinar/newsletter su OPSYS Ecosystem, contatta il team di gestione del cambiamento e coinvolgimento degli utenti: EC-OPSYS-CHANGE-MANAGEMENT@ec.europa.eu