La Commissione Europea sta lavorando ormai da oltre due anni alla strutturazione di un sistema integrato di gestione delle informazioni basato sul web denominato “SEDIA (Single Electronic Data Interchange Area) F&T Portal (OPSYS)” per tutti gli strumenti dell’Unione Europea gestiti dalle Direzioni Generali della famiglia RELEX – “Aid, Development Cooperation, Fundamental Rights, Trade and Diplomacy” (DG INTPA, DG NEAR e FPI).
Si tratta di un programma di trasformazione digitale su larga scala che ha l’obiettivo di gestire in modo efficace ed efficiente l’intero portafoglio di interventi dell’UE in materia di relazioni esterne completamente sul web. Questo sistema, noto come “OPSYS” (“Operational System”), comporta un cambiamento di mentalità nel funzionamento degli aiuti dell’UE e un modo più trasparente e basato sui risultati di gestire i progetti di cooperazione. Un salto di qualità in termini di procedure migliorate, processi armonizzati e moderni strumenti informatici, che hanno l’obiettivo di aumentare l’efficacia e la visibilità della cooperazione dell’UE.
OPSYS, sviluppato dalla Direzione Generale DIGIT, è una combinazione di strumenti e sistemi informatici interattivi attualmente utilizzati dalla Commissione Europea e coprirà l’intero ciclo del progetto: dalla programmazione alla valutazione finale, passando per le fasi di contrattazione e attuazione. Il sistema ha due canali, uno riservato al personale interno della Commissione e l’altro ai partner esterni. I partner esterni (quindi tutti gli attori che interagiscono con la Commissione per l’implementazione dei contratti) possono accedere al sistema tramite il Portale Funding & Tender Opportunities (SEDIA). Questo portale copre le funzionalità attualmente disponibili e sarà integrato in una soluzione unica, che rappresenterà il punto di ingresso unico per tutti i partner esterni a tutte le DG.
L’ecosistema OPSYS si integrerà con tutti i sistemi attualmente in uso a livello di Relex, in particolare:
- CRIS (Common External Relations Information System)
- ROM (Results Oriented Monitoring Module)
- EVAL (Evaluation Module)
- e-Procurement
- PROSPECT (application submission)
- PADOR (organisation registration)
- Audit
- Grant Management
- GIS
- ABAC (Accrual-based Accounting System)
- ARES (Advanced Records System)
- EAMR (External Assistance Management Report)
Attualmente il sistema è in fase di test, ciò significa che gli account e i profili dei partner esterni, come per esempio le OSC, che sono già presenti in PADOR, verranno trasferiti automaticamente nel nuovo sistema con un processo di migrazione diluito nel tempo. Ogni partner verrà comunque avvisato dell’avvenuta migrazione dei propri dati e dei passaggi necessari per utilizzare il nuovo sistema.
Il F&T Portal (Portale di finanziamenti e gare d’appalto) è il punto di accesso unico per i partecipanti a molti programmi di finanziamento dell’UE e alle gare di appalto, attraverso questo portale è possibile cercare opportunità di finanziamento, bandi per sovvenzioni o assegnazione di contratti oltre che sottoporre le proprie proposte progettuali oltre che accedere a OPSYS. Effettuando il login con le credenziali già in utilizzo con PADOR si potrà accedere all’area dell’organizzazione dove è già possibile eseguire una serie di azioni come l’accesso ai bandi aperti, l’ottenimento del codice PIC per poter, ad esempio, beneficiare delle opportunità di finanziamento, accedere ai risultati di progetti precedentemente implementati oppure codificare il Logical Framework Matrix dei progetti in corso. Questa funzionalità è in fase di sviluppo e alcune altre opzioni e azioni specifiche verranno integrate nel portale in seguito. Una volta fatto l’accesso nel portale, si accede al sistema con i dettagli dell’account già esistente (indirizzo email già utilizzato ad esempio in PADOR).
Per approfondire gli utilizzi del F&T Portal è stato recentemente organizzato dalla Commissione un webinar che spiega le funzionalità attuali e future del portale.
Molto più approfondimento e formazione dovrà invece essere dedicata all’utilizzo del sistema operativo di gestione OSPYS, anch’esso in fase di test, al quale dedicheremo specifici contenuti nelle prossime settimane.
