VIS sta selezionando un/a Coordinatore Regionale Amministrativo e Finanziario Africa Ovest da inserire nella sua operatività in Senegal, Gambia, Mali, Ghana, Nigeria. Durata 12 mesi. Scadenza candidature 24/06/2019
Coordinatore Regionale Amministrativo e Finanziario Africa Ovest – Paesi vari
Area: Africa Ovest
Paesi: Senegal, Gambia, Ghana, Mali e Nigeria
Sede di lavoro: Ufficio VIS a Dakar (Senegal), con missioni nei paesi della regione Africa Ovest
Diretto referente: Coordinatore dell’ Unità Pianificazione e Controllo in sede (Italia)
Partenza: immediata
Durata: 12 mesi (rinnovabile)
Invio candidature: selezione@volint.it, oggetto CRPC Africa Ovest. Si richiede il CV, lettera di motivazione e le Referenze (almeno 2 contatti).
Solo i profili che rispettano i requisiti richiesti verranno contattati.
Finalità
La posizione ricoperta dal/la Coordinatore Regionale Pianificazione e Controllo (CRPC) persegue duplice finalità:
Il CRPC ha la finalità di garantire il buon funzionamento delle attività del VIS nella Regione in cui esso opera, e nello specifico rappresenta la figura di riferimento, per il coordinamento e monitoraggio delle attività amministrativo-finanziarie relative ai programmi del VIS nei Paesi di competenza.
Contribuisce quindi a migliorare l’efficacia, l’efficienza, l’impatto e la sostenibilità degli interventi del VIS in favore dei gruppi target e nei settori di interesse secondo la Programmazione Strategica Generale del VIS e la Programmazione strategica dei paesi.
Responsabilità
Il CRPC è il responsabile, tramite i diversi referenti amministrativi Paese, della corretta gestione amministrativa nell’area di competenza, del monitoraggio amministrativo-finanziario degli interventi in corso e della pianificazione e progettazione finanziaria di quelli futuri, relativamente all’area di interesse.
Attività e risultati attesi:
Il CRPC sarà responsabile, nello specifico, delle seguenti attività:
- Elaborare il documento di programmazione annuale operativa e finanziaria per ogni paese della Regione Africa Occidentale in coordinamento con l’Unità Pianificazione e Controllo (UPC). In particolare coordinare il processo di raccolta dati in loco realizzato dal Responsabile Amministrativo Locale (RAL) sulla base delle indicazioni ricevute da UPC.
- Fornire adeguato supporto ai Responsabili Amministrativi Locale, nella formulazione di budget per nuove proposte progettuali e di piani finanziari per progetti in corso.
- Validare la programmazione finanziaria dei progetti in corso elaborata dai RAL, nei diversi paesi della regione.
- Collaborare con l’Unità di Pianificazione e Controllo per la predisposizione di documentazione necessaria per l’avvio dei progetti . Gestire l’apertura della posizione completa sul gestionale GIVE e successivamente caricare i piani finanziari. Trasmettere all’ufficio di Contabilità Generale la copia della documentazione utile per iscrizione a bilancio.
- Garantire il rispetto delle procedure di reclutamento e amministrative (Contratti, buste paga, etc) del personale locale, fornendo un adeguato supporto ai RAL Paese.
- Autorizzare i piani per gli acquisti e lavori, trasmessi dai RAL, dopo averne verificato il rispetto delle procedure previste per acquisti e lavori, secondo le soglie.
- Supervisionare la gestione delle attività amministrative, in loco, condotta dai Responsabili Amministrativi Paese, provvedendo al controllo mensile delle riconciliazioni casse e banca e della Prima Nota, trasmessi dai RAL Paese.
- Verificare e validare lo stato di avanzamento finanziario dei progetti in corso, con il coinvolgimento dei RAL Paese.
- Autorizzare e trasmettere all’UPC, le richieste di invii in loco di tranche finanziarie, in coordinamento con la Coordinatrice Regionale Programmi, dopo averne verificato la pertinenza.
- Condurre missioni di monitoraggio e di studi di fattibilità nella regione Africa Ovest, coordinandosi di volta in volta anche con il Coordinatore Regionale Programmi, per garantire una maggiore efficienza dell’intervento.
- Coordinare l’elaborazione del report finanziario intermedio e finale ed eventuali variazioni del contratto di finanziamento da sottoporre al donatore, dando un adeguato supporto al RAL che si occuperà della prima stesura. Il CRPC sarà responsabile della revisione finale e della messa alla firma, dei rendiconti amministrativo-contabili da presentare al donatore. Preparare la documentazione richiesta da Auditor interni ed esterni, in collaborazione con il Responsabile Amministrativo del Paese.
- Gestire relazioni esterne con i diversi stakeholder (Partner di progetto, Donatori, Istituzioni locali, controparte religiosa, etc.)
- Responsabile della stesura di MoU con i partner locali e internazionali.
- Responsabile della gestione del personale amministrativo espatriato nei vari paesi della regione di riferimento (ferie, permessi, valutazioni, coordinamento…), fornendo un adeguato supporto e accompagnamento.
- Collaborare con l’unità Risorse Umane nella selezione, formazione e valutazione del personale amministrativo espatriato.
- Svolgere ad interim le funzioni di Responsabile Amministrativo Paese (RAL) qualora si verificasse un gap temporaneo, qualora la figura non sia prevista o qualora gli interventi vengano gestiti operativamente dalla controparte locale.
- Supervisionare le budget line di eventuali attività progettuali in Italia e inserire le spese nel software gestionale.
Requisiti
Conoscenze:
- Laurea in discipline economiche o affini
- Ottima conoscenza del pacchetto Office in particolare Excel e di applicativi di contabilità. La conoscenza del software gestionale GIVE è preferibile.
- Conoscenza dei principali strumenti del project management (PCM, Log Frame, etc.)
- Conoscenza delle procedure amministrative dei principali donatori istituzionali.
- Ottima conoscenza della lingua francese e inglese scritta e parlata
- Buona conoscenza della lingua italiana
Competenze:
- Ottimo background teorico e comprovata esperienza (almeno 5 anni) nella gestione amministrativa di progetti di sviluppo particolarmente in Africa sub-sahariana;
- Pregressa esperienza di coordinamento e supervisione di staff locale ed espatriato.
- Esperienza pregressa di rendicontazione finanziaria di progetti finanziati da donatori istituzionali.
- Conoscenza delle procedure di acquisto dei principali donatori istituzionali.
Capacità:
- Capacità di supervisione e ottica d’insieme degli aspetti economico finanziari
- Disposizione al lavoro in équipe ed al confronto con controparti locali strutturate e con controparti religiose
- Buona capacità di gestione di picchi di lavoro
- Buona capacità di gestione degli imprevisti e buona attitudine al problem solving
- Affidabilità e scrupolosità.
Costituirà requisito preferenziale:
- Precedente esperienza nello stesso ruolo e/o nella stessa area geografica
- Precedente esperienza di gestione amministrativa di interventi di micro-credito, fondi di rotazione e strumenti affini
