Istituto Oikos sta selezionando un/a Supporto alle attività di Segreteria e Amministrazione da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 6 mesi. Scadenza candidature 30/06/2019
Supporto alle attività di Segreteria e Amministrazione – Italia
Istituto Oikos (www.istituto-oikos.org) è un’associazione laica e indipendente, fondata nel 1996 a Milano, che opera in Europa, Africa e Asia e Sud America, per favorire la conservazione e la gestione sostenibile delle risorse naturali come strumento di sviluppo economico e sociale. A tal fine favorisce forme di cooperazione e partenariato tra organismi del Nord e del Sud del mondo, realizza programmi di formazione ed educazione e sostiene iniziative di turismo responsabile.
Istituto Oikos collabora con enti pubblici e privati, internazionali e nazionali. I principali finanziatori dei programmi di Istituto Oikos sono l’Unione Europea, il Ministero degli Affari Esteri, enti pubblici quali Regioni e Province, e privati.
Posizione Offerta: Addetta Segreteria e Amministrazione
Retribuzione e livello di inquadramento: da valutare in base all’esperienza
Durata: Tempo Determinato di 6 mesi con successivo inserimento a Tempo Indeterminato
Impegno richiesto: Full Time (orario 9.00 /13.00 – 14.00/ 18.00) – 38 ore settimanali
Sede di lavoro: Via Crescenzago 1 – Milano
Inizio collaborazione: 01 Settembre 2019
Mansioni:
La risorsa sarà inserita nell’ufficio Amministrazione e Segreteria / Servizi Generali e si occuperà di:
Centralino e accoglienza ospiti
Protocollo corrispondenza
Gestione giornaliero della posta e della Pec con inoltro a chi di competenze
Predisposizione delle spedizioni (documenti, materiale inviato all’estero, esenzioni IVA, ecc.)
Gestione ordini per ufficio (cancelleria e forniture)
Commissioni esterne (posta/piccoli acquisti/tabacchi/prefettura/notaio ecc.)
Supporto all’organizzazione delle missioni in Italia e all’estero (acquisto biglietti treni e aereo, richiesta visti, lettere di viaggio…)
Supporto nella gestione informatica e dei contratti di assistenza (gestione domini, email)
Cura dell’ordine generale dell’ufficio, del materiale e del magazzino, gestione utenze e supporto nella gestione dell’inventario ed etichettatura dei beni
Preparazione sala riunioni (organizzazione sala e preparazione coffee/tea breaks)
Supporto negli acquisti e ricerca preventivi, secondo le procedure di Oikos
Controllo e aggiornamento documenti amministrativi della società (DURC, Visura Camerale, CCIAA)
Archiviazione documenti cartacei e informatici sul server
Supporto nell’organizzazione di eventi in sede e fuori sede
Eventuale supporto alla rendicontazione dei progetti
Requisiti richiesti:
Esperienza lavorativa di almeno 2 anni nel campo
Buona conoscenza lingua inglese
Buone conoscenze del pacchetto Office (Word, Outlook, Excel) e Internet.
Buone capacità relazionali e di lavoro in gruppo.
Patente di guida;
Precisione, affidabilità, autonomia e flessibilità.
Costituiranno titolo preferenziale:
Diploma di segretaria di azienda, ragioneria o equivalente, o diploma specialistico in amministrazione aziendale.
Conoscenza di una seconda lingua straniera (possibilmente portoghese)
Interesse per le tematiche trattate dall’organizzazione e condivisione dei valori di Istituto Oikos rappresenteranno elementi determinanti.
Per candidarsi occorre inviare Cv, lettera di motivazione (1 pagina massimo) con autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del G.D.P.R. (General Data Protection Regulation) Regolamento UE 2016/679 D.Lgs 196/2003) e indicazione di 2-3 nominativi per richiesta di referenze a: selezione@istituto-oikos.org entro il 30 Giugno 2019
Indicare nell’oggetto: Addetta Segreteria e Amministrazione 2019
NOTA: Verranno contattati solamente i candidati selezionati per un primo colloquio conoscitivo e successivamente verranno aggiornati sullo stato della selezione.
